Strona główna » Ulga B+R – dokumentacja

Ulga B+R – dokumentacja

badania i rozwój dokumentacja

Przepisy ustaw podatkowych nie nakładają wprost obowiązku sporządzania dodatkowej dokumentacji na potrzeby ulgi badawczo rozwojowej. Warto jednak zaznaczyć, że taka dokumentacja może okazać się niezbędna dla celów dowodowych np. w przypadku zakwestionowania przez organ podatkowy odliczenia, którego dokonał podatnik w ramach ulgi B+R.

Sposób w jaki firma będzie dokumentować swoje działania w ramach prac badawczo-rozwojowych jest jej indywidualną decyzją i zależy od wewnętrznych ustaleń przedsiębiorstwa. Ważnym jest, aby dokumentacja sporządzana była w sposób systematyczny i rzetelny.

Poniżej przedstawione zostały przykłady ewidencjonowania działalności badawczo-rozwojowej.

  1. Jedną z form dokumentowania prac projektowych jest Karta Projektu – jest to formalny zapis prowadzonego projektu definiujący m.in. jego zakres i cele. W Karcie Projektu powinny znaleźć się zapisy dotyczące efektów prac z każdego etapu realizacji działalności badawczo-rozwojowej.
  2. Stworzenie Regulaminu działu prac badawczo-rozwojowych określającego zasady działania, zadania i organizację pracy m.in. kto odpowiada za sporządzanie i kontrolę obiegu dokumentów, w jaki sposób powinna być prowadzona ewidencja czasu pracy, jakie są zasady postępowania w przypadku zaistniałych problemów czy nieprawidłowości na którymś z etapów realizacji prac badawczo-rozwojowych itd.
  3. Powołanie działu (zespołu) prac badawczo-rozwojowych łącznie z wyznaczeniem kierownika działu i określeniem zakresu obowiązków.
  4. Powołanie zespołu badawczo-rozwojowego z jednoczesnym zdefiniowaniem ról i zadań uczestinków projektu.
  5. W umowach o pracę/ zlecenie/ dzieło zawarcie zapisu informującego, że dany pracownik jest zatrudniony również w celu realizacji prac badawczo-rozwojowych (przydzielenie stanowiska) z jednoczesnym zobowiązaniem do prowadzenia szczegółowej ewidencji czasu pracy, który poświęcony został na wykonywanie prac badawczo-rozwojowych. Szczególną uwagę należy zwrócić na odróżnienie wykonywanych przez pracownika czynności ze sfery prac badawczo-rozwojowych od jego pozostałych obowiązków.

Podsumowując, rzetelnie zbierana i prowadzona dokumentacja prac badawczo-rozwojowych, oraz ich ewidencja księgowa pozwolą w pełny i poprawny sposób odliczyć wszystkie poniesione koszty kwalifikowane. Zgłębienie tej wiedzy pozwala w pełni wykorzystać potencjał, jaki daje ulga B+R.

Źródła:

  • Ustawa z dnia 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2020 r. poz. 1406, ze zm.)
  • Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2020 r. poz. 1426, ze zm.)
  • Objaśnienia podatkowe ministra finansów z 15 lipca 2019 r., dotyczące preferencyjnego opodatkowania dochodów wytwarzanych przez prawa własności intelektualnej – IP BOX (dalej: Objaśnienia MF w sprawie IP BOX)

Inne wpisy z tej kategorii: