Ulga B+R – dokumentacja

Przepisy ustaw podatkowych nie nakładają wprost obowiązku sporządzania dodatkowej dokumentacji na potrzeby ulgi badawczo rozwojowej. Warto jednak zaznaczyć, że taka dokumentacja może okazać się niezbędna dla celów dowodowych np. w przypadku zakwestionowania przez organ podatkowy odliczenia, którego dokonał podatnik w ramach ulgi B+R.

Sposób w jaki firma będzie dokumentować swoje działania w ramach prac badawczo-rozwojowych jest jej indywidualną decyzją i zależy od wewnętrznych ustaleń przedsiębiorstwa. Ważnym jest, aby dokumentacja sporządzana była w sposób systematyczny i rzetelny.

Poniżej przedstawione zostały przykłady ewidencjonowania działalności badawczo-rozwojowej.

1. Jedną z form dokumentowania prac projektowych jest Karta Projektu – jest to formalny zapis prowadzonego projektu definiujący m.in. jego zakres i cele. W Karcie Projektu powinny znaleźć się zapisy dotyczące efektów prac z każdego etapu realizacji działalności badawczo-rozwojowej.
2. Stworzenie Regulaminu działu prac badawczo-rozwojowych określającego zasady działania, zadania i organizację pracy m.in. kto odpowiada za sporządzanie i kontrolę obiegu dokumentów, w jaki sposób powinna być prowadzona ewidencja czasu pracy, jakie są zasady postępowania w przypadku zaistniałych problemów czy nieprawidłowości na którymś z etapów realizacji prac badawczo-rozwojowych itd.
3. Powołanie działu (zespołu) prac badawczo-rozwojowych łącznie z wyznaczeniem kierownika działu i określeniem zakresu obowiązków.
4. Powołanie zespołu badawczo-rozwojowego z jednoczesnym zdefiniowaniem ról i zadań uczestinków projektu.
5. W umowach o pracę/ zlecenie/ dzieło zawarcie zapisu informującego, że dany pracownik jest zatrudniony również w celu realizacji prac badawczo-rozwojowych (przydzielenie stanowiska) z jednoczesnym zobowiązaniem do prowadzenia szczegółowej ewidencji czasu pracy, który poświęcony został na wykonywanie prac badawczo-rozwojowych. Szczególną uwagę należy zwrócić na odróżnienie wykonywanych przez pracownika czynności ze sfery prac badawczo-rozwojowych od jego pozostałych obowiązków.

Podsumowując, rzetelnie zbierana i prowadzona dokumentacja prac badawczo-rozwojowych, oraz ich ewidencja księgowa pozwolą w pełny i poprawny sposób odliczyć wszystkie poniesione koszty kwalifikowane. Zgłębienie tej wiedzy pozwala w pełni wykorzystać potencjał, jaki daje ulga B+R.

Źródła:

• Ustawa z dnia 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2020 r. poz. 1406, ze zm.)
• Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2020 r. poz. 1426, ze zm.)
• Objaśnienia podatkowe ministra finansów z 15 lipca 2019 r., dotyczące preferencyjnego opodatkowania dochodów wytwarzanych przez prawa własności intelektualnej – IP BOX (dalej: Objaśnienia MF w sprawie IP BOX)