Prowadząc zarówno duży biznes, jak i małą jednoosobową działalność gospodarczą, warto część obowiązków oddelegować albo na osoby współpracujące, albo na firmy zajmujące się daną profesją. Pełnomocnictwo pozwala też zabezpieczyć interesy firmy, jej dalsze funkcjonowanie czy nawet przetrwanie w czasie absencji właściciela spowodowane np. wyjazdami służbowymi, chorobą czy wizytą w szpitalu, a także innymi niespodziewanymi okolicznościami.
Czym jest pełnomocnictwo?
Pełnomocnictwo jest umocowaniem do działania w cudzym imieniu. Co do zasady, może być odwołane w każdym czasie i wygasa w chwili śmierci mocodawcy, czyli w omawianym przypadku właściciela JDG, lub śmierci pełnomocnika.
Pełnomocnictwa w ZUS
Pełnomocnictwo, które przedsiębiorca może udzielić do działania w sprawach związanych z ZUS, to druk ZUS PEL. Można je wysłać papierowo do oddziału ZUS lub złożyć elektronicznie za pośrednictwem platformy ZUS PUE.
Pełnomocnictwa w US
Rodzaje pełnomocnictw, które możemy udzielić księgowemu do działania w spawach związanych
z Urzędem Skarbowym, to:
- pełnomocnictwo ogólne (PPO),
- pełnomocnictwo szczególne (PPS-1),
- pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji w formie elektronicznej (UPL-1).
Pełnomocnictwo ogólne (PPO)
Upoważnia do działania we wszystkich sprawach podatkowych. Nie pozwala natomiast na podpisywanie deklaracji podatkowych. Pełnomocnictwo to można złożyć online za pośrednictwem Portalu Podatkowego i jest to zwolnione od opłaty skarbowej.
Pełnomocnictwo szczególne (PPS-1)
Upoważnia księgowego do reprezentowania podatnika w konkretniej sprawie. Pełnomocnictwo to można złożyć papierowo w Urzędzie Skarbowym lub poprzez ePUAP na elektroniczną skrzynkę podawczą danego Urzędu Skarbowego. Opłata skarbowa od pełnomocnictwa wynosi 17 zł.
Pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji w formie elektronicznej (UPL-1)
Odrębny rodzaj pełnomocnictwa, który służy właśnie do upoważnienia księgowego do podpisywania deklaracji podatkowych, np. plików JPK czy rocznych zeznań podatkowych (np. PIT 36, PIT 28, PIT4R). Złożenie pełnomocnictwa jest wolne od opłaty skarbowej. Pełnomocnictwo można złożyć papierowo w Urzędzie Skarbowym na druku UPL-1 lub w formie dokumentu elektronicznego przez e-Urząd skarbowy albo ePUAP.
Pełnomocnictwa złożone w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG)
Składając wniosek o wpis działalności do CEIDG lub zmianę można dodać pełnomocnika do załatwiania spraw w zakresie CEIDG:
- zmiana wpisu w CEIDG,
- wpis informacji o wznowieniu/zawieszeniu działalności gospodarczej.
Ponadto, logując się na Konto przedsiębiorcy, można dodać pełnomocnictwo określając jego rodzaj. Wyróżniamy pełnomocnictwo:
- ogólne – do spraw związanych ze zwykłym zarządem przedsiębiorstwa,
- rodzajowe – do konkretnych czynności, także tych przekraczających zwykły zarząd,
- szczególne – upoważnia pełnomocnika do konkretnych, oznaczonych czynności wskazanych w pełnomocnictwie.
Uwaga! Pełnomocnik wpisany do CEIDG nie może być przedstawicielem przedsiębiorcy w sprawach podatkowych!
Prokura
Kolejnym, szczególnym rodzajem pełnomocnictwa, które właściciel działalności gospodarczej ujawniania poprzez wpis do CEIDG, jestprokura. Różnica między pełnomocnictwem a prokurą polega na zakresie kompetencji. Prokura obejmuje umocowanie do czynności sądowych i pozasądowych i nie można jej ograniczyć wskazując rodzaj czynności.
Żeby wpisać prokurenta, należy zalogować się na Konto przedsiębiorcy na stronie www.biznes.gov.pl. Rejestracja i logowanie na Konto przedsiębiorcy odbywa się poprzez profil zaufany. Po zalogowaniu rozwinąć należy zakładkę Moja firma i wybrać opcje Pełnomocnicy.
Zarząd sukcesyjny
Na zakończenie należy wspomnieć o zarządzie sukcesyjnym, który także wpisuje się do CEIDG. Podstawowym celem powołania zarządu sukcesyjnego jest zabezpieczenie funkcjonowania firmy na wypadek śmieci właściciela JDG. W razie śmierci przedsiębiorcy powołany zarządca sukcesyjny tymczasowo prowadzi sprawy firmy do czasu zakończenia spraw spadkowych. Zarząd sukcesyjny może trwać 2 lata, a w wyjątkowych sytuacjach 5 lat od śmierci właściciela JDG. Jest to czas, w którym spadkobiercy podejmują decyzje, czy kontynuują prowadzenie firmy na własny rachunek, czy ją zamykają. Dzięki powołaniu zarządu sukcesyjnego przedsiębiorstwo zachowuje ciągłość funkcjonowania, m.in. zachowany zostaje NIP przedsiębiorcy, w mocy pozostają umowy z pracownikami, umowy z kontrahentami.
Zarząd sukcesyjny zgłasza się online wypełniając Wniosek o zmianę danych w rejestrze CEIDG. Alternatywnie wniosek można złożyć papierowo w urzędzie gminy lub wysłać pocztą listem poleconym z podpisem notarialnie potwierdzonym,
Zarząd sukcesyjny, w formie aktu notarialnego, może powołać także spadkobiercę zmarłego właściciela JDG w ciągu 2 miesięcy od śmierci przedsiębiorcy. Wówczas notariusz zgłasza ten fakt do CEIDG.
Prowadzisz JDG i potrzebujesz pomocy w zakresie prowadzenia księgowości uproszczonej? Skontaktuj się z nami!