Wejście w życie obowiązkowego systemu KSeF nastąpi najprawdopodobniej z początkiem 2024 r. Niektórzy podatnicy już dziś przygotowują się do nadchodzących zmian. Jest to kolejna w ostatnim czasie rewolucja na gruncie VAT. Będzie ona miała swój ważny wymiar techniczny, organizacyjny i systemowy. Pojawiają się jednak także wątpliwości czysto merytoryczne, związane z interpretacją nowych przepisów. Póki co przepisy nie wspominają nic o wystawianiu faktur KSeF na rzecz podmiotów zagranicznych. Wcale nie musi to oznaczać, że transakcje z podmiotami z innych krajów wymykają się reżimowi faktur ustrukturyzowanych.
KSeF – wprowadzenie
Zgodnie z art. 2 pkt. 32a ustawy z 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 931; dalej: u.p.t.u.) faktura ustrukturyzowana to faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (dalej: KSeF) wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w systemie.
Zgodnie z art. 106nd ust. 2 u.p.t.u., KSeF to system teleinformatyczny służący m.in. do
· wystawiania, otrzymywania, przechowywania oraz umożliwiania dostępu do faktur ustrukturyzowanych;
· powiadamiania o wystawieniu takiej faktury,
· nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z systemu,
· powiadamiania podmiotów o nadanych lub odebranych uprawnieniach,
· analizy i kontroli prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych.
Przepisy KSeF weszły w życie wraz z ustawą z 29.10.2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2021 r. poz. 2076; dalej: u.zm.u.p.t.u.). Tworzą one póki co fakultatywny system KSeF. Jest wielce prawdopodobne, że podstawowe pojęcia znane już dziś zachowają swoją aktualność również pod rządami systemu obligatoryjnego. Dlatego można pokusić się o interpretację kwestii budzących wątpliwości. Jedna z nich dotyczy funkcjonalności KSeF w przypadku transakcji z podmiotami z innych krajów. Przepisy na ten temat, póki co, milczą.
Faktury na rzecz podatników z innych krajów
Chodzi w praktyce przede wszystkim o trzy rodzaje czynności: wewnątrzwspólnotową dostawę towarów (art. 13 ust. 1 u.p.t.u.), eksport towarów (art. 2 pkt 8 u.p.t.u.), a także o dostawy towarów i świadczenie usług opodatkowanych na terytorium innych krajów, oraz względnie w kraju – gdy usługobiorcą jest podmiot zagraniczny (np. określona w art. 28e u.p.t.u. usługa związana z położoną w Polsce nieruchomością, ale świadczona na rzecz podmiotu zagranicznego).
Jeżeli nabywcy towarów i usług w sytuacjach wskazanych wyżej nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni na terenie kraju, oczywiście nie będą w stanie odebrać faktury ustrukturyzowanej za pomocą KSeF. Nie zmienia to faktu, że podatnik-sprzedawca nadal powinien wystawiać faktury ustrukturyzowane za pośrednictwem systemu KSeF. Tyle tylko, że wysyłka takiej faktury do kontrahenta powinna mieć miejsce w sposób „tradycyjny”. (A więc elektronicznie, względnie papierowo). Mamy więc dualizm wysyłki faktury.
Faktury od podmiotów zagranicznych
Jak wiadomo, istnieją przypadki, gdy rozliczenie podatku należnego ma miejsce także w przypadku zagranicznych transakcji zakupowych. Chodzi przede wszystkim o import usług (art. 2 pkt 9 u.p.t.u.) oraz wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów (art. 9 ust. 1 u.p.t.u.). Jest jeszcze import towarów (art. 2 pkt 7 u.p.t.u.), ale w tym akurat przypadku podstawą rozliczenia nie jest faktura, a dokumenty celne. Zatem kwestia KSeF jest mniej problematyczna.
Podmioty niezarejestrowane do celów VAT w Polsce, dokonujące dostaw towarów lub świadczenia usług na rzecz polskich podatników, oczywiście nie wystawiają faktur w sposób ustrukturyzowany. Nie mają bowiem dostępu do KSeF. Faktury wystawiane będą więc w sposób konwencjonalny, jak do tej pory (papierowo lub elektronicznie).
Ministerstwo Finansów zwraca uwagę, że KSeF nie służy do raportowania faktur od dostawców zagranicznych. Zatem sam fakt otrzymania faktury dokumentującej WNT czy import usług w żaden sposób nie musi być odnotowywany w KSeF. Nie do tego zresztą KSeF służy. Przypomnijmy, że nie jest on substytutem ewidencji i deklaracji JPK.
Mogą jednak istnieć podmioty zagraniczne, które są zarejestrowane do celów VAT w Polsce. Wydaje się, że takie podmioty również powinny stosować system KSeF, gdy stanie się on obowiązkowy. To może być jednak problematyczne i wymagać ustanowienia pełnomocnika (poprzez złożenie zawiadomienia ZAW-FA, w którym podmiot wyznaczy określoną osobę fizyczną do korzystania z KSeF, w tym do nadawania uprawnień, odbierania uprawnień, wystawiania faktur w imieniu podmiotu oraz dostępu do faktur). Problem dotyczyć może zwłaszcza tych podmiotów, które nie posiadają w kraju więcej niż sam tylko numer VAT (np. z uwagi na uczestnictwo w transakcjach łańcuchowych).
KSeF – podsumowanie
Przepisy póki co milczą na temat objęcia obowiązkowym KSeF podatników zagranicznych. Opublikowany niedawno projekt decyzji Rady UE upoważniającej Polskę do wprowadzenia obowiązkowego KSeF wskazuje jednak, że „szczególny środek” (czyli obligatoryjny KSeF) nie powinien naruszać prawa klientów do otrzymywania faktur papierowych w przypadku transakcji wewnątrzwspólnotowych. Co więcej, w treści samej decyzji wskazane ma być, że upoważnia się Polskę do akceptowania wyłącznie tych faktur, które zostały wystawione w postaci dokumentów lub not w formie elektronicznej, w przypadku podatników mających siedzibę na terytorium Polski. A to już zauważalnie zawęzi katalog podmiotów objętych obowiązkowym KSeF.
W przypadku transakcji realizowanych na rzecz takich podmiotów KSeF także będzie sporym wyzwaniem. Weźmy przykładowe WDT, dla którego obowiązek podatkowy powstaje przecież z chwilą wystawienia faktury przez podatnika (nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu dostawy). Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w momencie przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur. Zatem terminowe wysłanie faktury do KSeF będzie równoznaczne z powstaniem obowiązku podatkowego przy WDT.
Rzecz w tym, że nabywca z innego kraju UE nie odbierze takiej faktury przez KSeF. Dlatego niezbędna jest także osobna (na zasadach dotychczasowych) wysyłka faktury do tego podmiotu. Najczęściej fakturze towarzyszyć będą także dodatkowe dokumenty, np. dokumenty przewozowe, w których nabywca potwierdzi finalnie, że towar dotarł do celu. Ten dualizm dokumentacyjny (wystawienie faktury przez KSeF i konwencjonalnie) wymaga spójności między tymi dokumentami, aby kontrahent z innego kraju rozpoznał WNT na zasadach analogicznych do WDT wynikających z faktury KSeF. Łatwo nie będzie, a może być jeszcze trudniej (np. gdy transakcja wewnątrzwspólnotowa będzie miała charakter łańcuchowy). Faktycznie więc dobrze już dziś przeanalizować skalę wyzwań.
Zapraszamy również do lektury innych artykułów z kategorii: „Prowadzenie działalności”.