Controlling – czym jest i dlaczego jest ważny

Szybko zmieniające się warunki ekonomiczne i polityczne, przebiegła i rosnąca konkurencja, wybuch pandemii, ograniczenia w prowadzeniu biznesu, rosnące koszty i inflacja, zmieniający się rynek oraz upodobania konsumenckie powodują, że prowadzenie rentownej działalności staje się wyzwaniem. W rezultacie wyścig ten wygrywają przedsiębiorstwa, które są sprawne w działaniu, odnajdują się szybko w nowych trendach i zmianach zachodzących na rynkach oraz efektywnie wykorzystują informacje o swojej działalności oraz konkurencji. Powyższe zmiany powodują, iż organizacje poszukują nowych sposób myślenia oraz metod zarządzania przedsiębiorstwem. Ze wsparciem przychodzi controlling.

Controlling sam w sobie jest koncepcją dość nową, ponieważ w Europie pojawił się mniej więcej w połowie lat 50. XX wieku, zaś w Polsce wraz z przemianami ustrojowymi i napływem inwestorów zagranicznych. Kolebką controllingu są jednak Stany Zjednoczone, w których to w drugiej połowie XVIII wieku utworzono w centralnej administracji państwowej Komisję do spraw zarządzania i monitorowania wykorzystania budżetu państwa¹. W gospodarce natomiast, koncepcja ta rozwinęła się na przełomie XIX i XX wieku, dzięki wzrostowi gospodarczemu i Rewolucji Przemysłowej.

Koncepcja controllingu na przestrzeni lat, wraz ze wzrostem jej popularności, była modyfikowana. Jej definicja finalnie nie została ujednolicona, co bezpośrednio należy wiązać z charakterem wykorzystywanych rozwiązań controllingowych, wielkości przedsiębiorstwa, czy charakteru prowadzonej działalności ². Współczesne podejście do controllingu przedstawia organizacja propagująca controlling – IGC (International Group of Controlling), która definiuje go jako „proces polegający na definiowaniu celów, planowaniu i sterowaniu w sposób zorientowany na osiągnięcie zrównoważonego rozwoju”³. W celu poprawnego funkcjonowania controllingu – przepływ informacji, planowanie i kontrola powinny być ze sobą powiązane w trakcie zarządzania organizacją, dzięki czemu możemy efektywnie myśleć o celu przy podejmowaniu decyzji biznesowych.

Wymieniona faza – planowanie – ma za zadanie ustalenie kierunków działania organizacji, aby zrealizować określone cele średnio- i długoterminowe. Istotne jest więc zdefiniowanie, przy wzięciu pod uwagę zachodzących zmian w otoczeniu wewnętrznym i zewnętrznym, konkretnych działań i środków umożliwiających osiągniecie wskazanych celów⁴. Do jednych z głównych narzędzi wspierających monitorowanie należą kluczowe wskaźniki efektywności (KPI), które za pomocą określonych wartości określają cel do osiągnięcia i wymagają od nas aktywnego i cyklicznego ich monitorowania. Ponadto przydatnym narzędziem przy planowaniu krótkoterminowym jest budżetowanie, dzięki któremu możemy wskazać najważniejsze cele dla organizacji, zadania do ich osiągnięcia i zdefiniować dla nich okres funkcjonowania. Finalnie przygotowany budżet będzie stanowił dla organizacji swoisty plan działania. O budżetowaniu więcej w artykule: „Budżetowanie – czym jest i jak dopasować je do organizacji”.

Bezpośrednio z planowaniem związane jest sterowanie, które z jednej strony związane jest z podejmowaniem różnego rodzaju działań na podstawie przyjętych założeń w trakcie planowania oraz wiedzy o przeszłych działaniach, zaś z drugiej polega na bieżącej analizie przyczyn powstałych odchyleń i podejmowaniu działań korygujących w przyszłości. Takie podejście pozwala na aktywne korygowanie błędnych decyzji, podejmowanie lepszych decyzji w przyszłości, czy redukowaniu wąskich gardeł.

Ostatnią faz controllingu jest kontrola. Jej głównym zadaniem jest weryfikacja, czy organizacja funkcjonuje zgodnie z przyjętymi założeniami w trakcie planowania oraz czy podejmowane przez nią działania w rzeczywistości pozwolą jej osiągnąć postawione cele. W rezultacie w ramach analizy odchyleń porównuje się wielkości rzeczywiste z planowanymi. Do czynników mający wpływ na wyniki możemy zaliczyć ceny sprzedaży, wielkość sprzedaży, czy ceny surowców. Przy kontroli nie tylko porównanie wielkości jest istotne, a także ustalenie powstałych przyczyn odchylenia wykonania od wartości zaplanowanych. W związku z tym możemy podjąć działania mające na celu skuteczne skorygowanie rozbieżności i finalnym osiągnięciu celów. Warto również nadmienić, iż funkcja ta w ostatnim czasie staje się coraz bardziej istotna ze względu na złożoność gospodarki i szybkość zmieniających się warunków prowadzenia działalności⁵.

Podsumowując, controlling jest idealnym rozwiązaniem dla wszelkiego rodzaju organizacji i należy do nowoczesnych systemów zarządzania. Ponadto dzięki temu, że controlling skupia się na planowaniu, kontroli i sterowaniu, wspiera nas w racjonalnym myśleniu o możliwych szansach rozwoju w przyszłości, daje nam możliwość korygowania rozbieżności od oczekiwanych rezultatów oraz uczenia się, tak aby w przyszłości podejmować lepsze decyzje biznesowe. Co więcej, przedsiębiorstwa które wdrożyły działania controllingowe, mają relatywnie większe szanse utrzymać pożądany poziom rentowności działalności, klientów, świadczonych przez siebie usług, czy produkowanych wyrobów.

Autor: Sylwester Ogłaza

Przypisy:

• ¹ Czubakowska K (2002). Controlling jako instrument zarządzania. „Zeszyty metodyczne rachunkowości – dodatek”, nr 14. s.2.
• ² E. Janczyk-Strzała (2004). Stan i tendencje rozwojowe controllingu na rynku europejskim, Prace Naukowe Akademii Ekonomicznej im. O. Langego we Wrocławiu, nr 1019, s.24.
• ³ Moller K. (red.) (2018), Controlling Process Model 2.0, Wytyczne do opisu i projektowania procesów controllingowych, wyd. drugie, International Group of Controlling, s. 24.
• ⁴ E. Janczyk-Strzała (2021). Controlling w przedsiębiorstwach produkcyjnych, wyd. trzecie, CeDeWu, s. 17.
• ⁵ E. Janczyk-Strzała (2021). Controlling w przedsiębiorstwach produkcyjnych, wyd. trzecie, CeDeWu, s. 19.