Budżetowanie – etapy procesu

W jednym z wcześniejszych artykułów, zostało już wspomniane, czym jest proces budżetowania. W ramach przypomnienia – jest to proces, na który składa się planowanie, przygotowywanie oraz akceptacja budżetu, a w następnej kolejności jego kontrola. Budżetowanie to działanie, składające się z procedur o zróżnicowanej złożoności, w zależności od wielkości, struktury, rodzaju przedsiębiorstwa czy też środków finansowych jakimi dany podmiot dysponuje, czy celom jakim ma przyświecać przygotowanie budżetu¹. Bez względu na to, czy mamy do czynienia z małą firmą, czy dużym przedsiębiorstwem, oraz bez względu na fakt, czy osobą odpowiedzialną za koordynację całego procesu jest księgowy, czy rozbudowany dział controllingu, etapy budżetowania w każdym z wymienionych wyżej przypadków powinny być zgodne z przedstawionym poniżej schematem²:

1. Opracowanie założeń budżetu
2. Przygotowanie budżetu
3. Uzgodnienie i zatwierdzenie budżetu
4. Realizacja budżetu
5. Kontrola budżetu i analiza odchyleń

Etap pierwszy, tj. opracowanie założeń budżetu to faza, w trakcie której kluczowe i niezbędne jest jasne i jednoznaczne zdefiniowanie strategicznych, operacyjnych i taktycznych celów firmy, a na ich podstawie sprecyzowanie celów budżetu rocznego³. W trakcie opracowywania założeń budżetu ważne jest również podzielenie całego przedsiębiorstwa na ośrodki odpowiedzialności, tj. takiej jego części, w ramach których możliwe jest przygotowanie odrębnej części budżetu oraz wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za jego przygotowanie oraz kontrolę. Na tym etapie, podejmuje się również decyzję dotyczącą wyboru metody budżetowania.

Drugi etap procesu budżetowania, tj. przygotowanie budżetu to faza która w największym stopniu powinna być skoncentrowana na przygotowaniu budżetu sprzedaży. W budżecie sprzedaży kluczowe jest określenie planowanego wolumenu sprzedaży. Pomocne w jego przygotowaniu może okazać się przeanalizowanie wolumenów sprzedaży przedsiębiorstwa z poprzednich lat, uwzględniając ewentualne zmiany koniunkturalne bądź gospodarcze, których można spodziewać się w przyszłości. Dodatkowo istotne jest oszacowanie popytu na produkty/usługi przedsiębiorstwa, oraz zdefiniowani cen wewnętrznych oraz określenie wytycznych dotyczących stopy inflacji oraz kursu złotego⁴. Drugi etap procesu budżetowania to również etap, w którym określa się planowane koszty w ramach wyodrębnionych wcześniej ośrodków odpowiedzialności, oraz przygotowane dla tych ośrodków budżety cząstkowe. Ważne jest dodatkowo zdefiniowanie czynników ograniczających działalność przedsiębiorstwa takich jak zmniejszenie popytu, mniejsza niż zakładano dostępność surowców, czy niewystarczająca płynność finansowa⁵.

Trzecia faza budżetowania, czyli uzgodnienie i zatwierdzenie budżetu to etap w ramach którego osoby odpowiedzialne za plany cząstkowe dokonują ich weryfikacji, a osoba odpowiedzialna za całość budżetu weryfikuje czy przygotowane wcześniej budżety cząstkowe są ze sobą zgodne. Zamknięcie trzeciej fazy budżetowania następuje po ostatecznym zatwierdzeniu budżetu przez zarząd przedsiębiorstwa.

Czwarta faza, tj. realizacja budżetu to etap, w którym następuje wykonanie zadań sformułowanych w sporządzonym budżecie. Jeżeli w trakcie realizacji budżetu dochodzi do znacznych odchyleń od przyjętych na etapie planowania budżetu założeń, wówczas możliwe jest dokonanie korekty budżetu⁶.

Ostatni etap budżetowania, tj. kontrola budżetu to etap, kiedy dokonuje się oceny wykonania budżetu. Polega ona na weryfikacji aktualnych rezultatów działalności zrealizowanych przez ośrodki odpowiedzialności z zadaniami przypisanymi im w budżecie. Etap kontroli, to w dalszej kolejności zidentyfikowanie odchyleń od wartości zaplanowanych, ich ocena oraz zidentyfikowanie przyczyn ich powstania. W sytuacji gdy wartości rzeczywiste w znaczący sposób odbiegają od wartości zaplanowanych w budżecie, konieczne jest podjęcie działań naprawczych, mających na celu skuteczną realizację budżetu w kolejnych latach.

Analizując literaturę naukową można spotkać się różnym podejściem do procesu budżetowania, jednak przedstawione w niniejszym artykule etapy, są nieodzownymi elementami, aby cały proces przebiegł w sposób racjonalny i odpowiadający założeniom budżetowania.

Autor: Sylwester Ogłaza

Przypisy:

• ¹ Managerial Accounting, Rainborn, Barfield, Kinney, 1993
• ² red. G.K. Świderska (1997). Rachunkowość zarządcza, s. 206–209, Warszawa; red. T. Kiziukiewicz (2003). Zarządcze aspekty rachunkowości, s. 286, Warszawa; K. Czubakowska (2004). Budżetowanie w controllingu, s. 92, Gdańsk
• ³ Świderska G. (red) (2010). Controlling kosztów i rachunkowość zarządcza, s. 467, Difin, Warszawa
• ⁴ Świderska G. K. (2008), Rachunek kosztów i rachunkowość zarządcza. Definicje, podstawowe problemy, pytania testowe i zadania sytuacyjne z rozwiązaniami
• ⁵ Jolanta Lubomirska-Kalisz, Procedura budżetowania w przedsiębiorstwie, Zeszyty naukowe nr 665, Współczesne problemy ekonomiczne nr 3 (2011), s. 117
• ⁶ Jolanta Lubomirska-Kalisz, Procedura budżetowania w przedsiębiorstwie, Zeszyty naukowe nr 665, Współczesne problemy ekonomiczne nr 3 (2011), s. 115