Fakturowanie po nowemu

W cieniu tzw. Polskiego Ładu, Ministerstwo Finansów pracuje w pocie czoła nad innymi zmianami podatkowymi. Jedna z nich dotyczy tzw. faktur ustrukturyzowanych. To będzie trzecia (po tradycyjnej papierowej oraz elektronicznej) forma wystawiania faktur VAT a z jej stosowaniem wiązać się mają określone korzyści. Czy jednak dostatecznie zachęcą podatników? Wątpliwe, bo część z nich to czysta iluzja. Za to daleko posunięty jest formalizm planowanego rozwiązania.

Przepisy ustawy z 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 685 ze zm., dalej: ustawy VAT) zmieniają się w ostatnim czasie jak w kalejdoskopie. Kolejna nowelizacja nabiera właśnie realnych kształtów (i nie są to kształty SLIM). Sporo zmieni się w zakresie fakturowania. I to już niebawem, czyli zgodnie z planem Ministerstwa Finansów od 1.01.2022 r.

Pod płaszczykiem Polskiego Ładu szykują się zmiany w ustawie VAT, w zakresie wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur (tzw. KSeF) oraz rozwiązania mające na celu dalsze uproszczenie rozliczania przez podatników podatku od towarów i usług. Zmiany w tym zakresie dotyczą uproszczeń w wystawianiu faktur korygujących, w tym zmniejszenia liczby elementów takiej faktury, faktur zaliczkowych oraz fakultatywnego stosowania duplikatów faktur. Projekt przewiduje także zmiany w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540, z późn. zm.) oraz w ustawie z dnia 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej (Dz. U. z 2021 r. poz. 422, z późn. zm.), zwanej dalej: „ustawą o KAS”, mające charakter dostosowujący obecnie obowiązujące przepisy do zmian związanych z wdrożeniem KSeF.

Wprowadzane rozwiązanie ma charakter fakultatywny. Projektowana ustawa reguluje możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych, jako jednej z dopuszczanych form dokumentowania transakcji obok faktur papierowych i obecnie występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych. Faktury ustrukturyzowane to faktury wystawiane przez podatników za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, tj.: Krajowego Systemu e-Faktur, oznaczone przydzielonym numerem identyfikującym fakturę w tym systemie. Otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF będzie wymagało akceptacji odbiorcy takiej faktury. Wyrażanie zgody powinno odbywać się na identycznych zasadach, jakie obowiązują dla faktur elektronicznych. System nie będzie obsługiwał procesu akceptacji nabywcy co do sposobu otrzymania faktur ustrukturyzowanych. W sytuacji gdy odbiorca faktury ustrukturyzowanej nie wyrazi zgody na jej otrzymanie przy użyciu KSeF, wystawca zachowa prawo do wystawienia faktury ustrukturyzowanej w systemie, a wystawioną w ten sposób fakturę będzie zobowiązany przekazać odbiorcy w inny uzgodniony z nim sposób, np. e-mailem w postaci elektronicznej lub papierowej. Taka faktura zachowa walor faktury ustrukturyzowanej, ponieważ będzie posiadała jej ustawowe cechy (numer identyfikacji w systemie KSeF). Przyjęte rozwiązanie pozwoli wystawcy faktury na skorzystanie z prawa do przewidzianych niniejszym projektem ustawy preferencji podatkowych (tj. 40-dniowego terminu zwrotu podatku oraz rozliczenia korekty in minus za okres wystawienia faktury korygującej), również w przypadku braku zgody odbiorcy faktury ustrukturyzowanej na jej otrzymanie w KSeF.

Do faktur ustrukturyzowanych nie będą miały zastosowania przepisy regulujące zasady wystawiania duplikatów faktur (kolejnych egzemplarzy faktury), określone w art. 106l ustawy o VAT. Tego typu faktury będą przechowywane na stałe (przez okres 10 lat) w systemie. Jeżeli odbiorca faktury ustrukturyzowanej nie wyraził zgody na jej otrzymanie w KSeF i faktura ustrukturyzowana, która została mu przekazana w inny uzgodniony z nim sposób, ulegnie zgubieniu lub zniszczeniu, odbiorca faktury ustrukturyzowanej będzie mógł wystąpić do wystawcy faktury o jej ponowne przekazanie.

KSeF nie będzie przewidywał możliwości wystawiania i przesyłania not korygujących w postaci ustrukturyzowanej do faktur ustrukturyzowanych, ze względu na ich specyfikę, tj. okoliczność, że faktury te wymagają akceptacji odbiorcy pierwotnej faktury. Podatnik nie zostanie jednak pozbawiony możliwości wystawiania not korygujących. Noty korygujące będą wystawiane i otrzymywane na zasadach dotychczasowych, zgodnie z art. 106k ust. 1–4 ustawy o VAT, tj. poza KSeF.

Ponadto w KSeF nie będzie możliwe wystawienie faktur, w odniesieniu do których odrębne przepisy przewidują brak obowiązku ujęcia numeru, za pomocą którego sprzedawca zidentyfikowany jest na potrzeby podatku lub danych umożliwiających jednoznaczną identyfikację nabywcy. W celu każdorazowego ustalenia zakresu elementów gwarantujących możliwość wystawienia dokumentu z wykorzystaniem KSeF zasadne jest odwołanie się do wzoru faktury ustrukturowanej, którego elementy obligatoryjne stanowią odzwierciedlenie zakresu danych wynikającego z art. 106e ustawy, udostępnionego przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych na elektronicznej platformie usług administracji publicznej zgodnie z art. 106nc ust. 3 ustawy o VAT.

W systemie KSeF nie będzie także możliwości wystawiania VAT RR, jak i faktur pro forma. VAT RR jest szczególnym dokumentem wystawianym w procedurze dotyczącej rolników ryczałtowych i ma na celu udokumentowanie nabycia przez podatnika VAT produktów rolnych lub usług rolniczych od rolnika ryczałtowego. Mimo potocznego nazwania tego dokumentu „fakturą VAT RR” nie stanowi on faktury, o której mowa w przepisach rozdziału 1 działu XI ustawy o VAT. Podobnie termin „faktura pro forma” jest zwyczajowy (nie występuje w przepisach ustawy o VAT). Wystawienie faktury pro forma nie powoduje skutków w zakresie podatku VAT, tj. obowiązku zapłaty wykazanego w tym dokumencie podatku, ani nie stanowi dla kontrahenta podstawy do odliczenia wykazanego w tym dokumencie podatku VAT.

Projektowane rozwiązanie będzie oparte na modelu poświadczeń, tzn. wymagana będzie autoryzacja danej osoby w systemie. Faktury będą przygotowywane bezpośrednio w programach finansowo-księgowych podatnika oraz przesyłane do KSeF przez API. W tym celu konieczne będzie uwierzytelnienie się podatnika w systemie KSeF. Po uwierzytelnieniu się w systemie podatnik będzie mógł korzystać z KSeF w zakresie przeglądania, wystawiania i otrzymania faktur ustrukturyzowanych, a także będzie mógł przesłać w formacie xml lub przekonwertować do PDF dowolną fakturę, lub paczkę faktur. Poza podatnikiem faktury ustrukturyzowane będzie mógł wystawić lub będzie mógł mieć do nich dostęp podmiot uprawniony przez tego podatnika. Wprowadza się możliwość nadania uprawnień do korzystania z KSeF np. dla biura rachunkowego lub konkretnej osoby fizycznej.

Jak wskazano wyżej, wszystkie faktury, w tym również faktury korygujące, będą mogły być sporządzone w systemie księgowo-finansowym podatnika oraz przesłane do KSeF za pomocą API. Po przesłaniu faktury KSeF zweryfikuje jej zgodność z wzorem udostępnionym przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych i w następstwie pozytywnej weryfikacji przydzieli tej fakturze numer identyfikujący tę fakturę w systemie KSeF. Datą wystawienia faktury ustrukturyzowanej, jaka „zmaterializuje się” na fakturze po przejściu pozytywnej weryfikacji w systemie, będzie data jej przesłania przez wystawcę faktury do KSeF. Numer identyfikujący fakturę w KSeF będzie miał charakter systemowy i nie należy go utożsamiać ze stanowiącym element faktury numerem, o którym mowa w art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT. W dniu przydzielenia fakturze ustrukturyzowanej przez system numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF będzie ona uznawana za otrzymaną, z wyłączeniem tych sytuacji, w których nabywca nie wyraził akceptacji na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych w KSeF. W takich przypadkach skutki prawne otrzymania faktury będą wywodzone z zasad dotychczas obowiązujących. Faktura ustrukturyzowana będzie mogła być korygowana jedynie w postaci faktury ustrukturyzowanej, czyli wystawionej za pośrednictwem KSeF.

Faktury ustrukturyzowane będą sporządzane (przygotowywane) przez podatnika w lokalnych lub chmurowych systemach finansowo-księgowych według wzoru udostępnionego przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych. Mikroprzedsiębiorcy będą mieli też dostęp do funkcjonalności oferowanych przez Ministerstwo Finansów. Zmodyfikowana w tym celu zostanie aplikacja webowa e-Mikrofirma.

Każdy podatnik przez indywidualne konto w systemie KSeF będzie mógł wystawić fakturę ustrukturyzowaną z wykorzystaniem wzoru zamieszczonego na elektronicznej platformie usług administracji publicznej.

Zakłada się, że projektowane rozwiązania przyczynią się nie tylko do wzmocnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku VAT, ale także uproszczenia samego procesu kontroli rozliczeń u przedsiębiorców, z uwagi na możliwość zdalnego monitorowania przez organy podatkowe obrotu dokumentowanego fakturami. Proponowane rozwiązania umożliwią także zwiększenie dochodów budżetu państwa w wyniku zakładanego zwiększenia poboru podatku VAT na każdym etapie obrotu towarami i usługami.

Najważniejsze plusy, jakie będzie można uzyskać z tego rozwiązania, można przedstawić w trzech punktach:

• Po pierwsze, przyspieszony (do 40 dni) termin zwrotu podatku. Preferencja obwarowana jest jednak szeregiem warunków. Przede wszystkim, podatnik wystawiać musi wyłącznie faktury ustrukturyzowane (chyba że nie jest to możliwe z powodu braku zgodności z wzorem faktury ustrukturyzowanej lub podatnik wystawia faktury uproszczone w postaci paragonów z NIP). Co więcej, kwota podatku naliczonego nierozliczona w poprzednich okresach rozliczeniowych i nie przekracza 3000 zł. A sam podatnik przez kolejne 12 miesięcy poprzedzających okres zwrotu „nie budził wątpliwości” (był zarejestrowany, składał deklaracje oraz miał rachunek bankowy wskazany w rejestrze białej listy).
• Po drugie, będzie łatwiej z rozliczeniem faktur korygujących in minus. Podatnik-sprzedawca będzie mógł pomniejszyć podstawę opodatkowania oraz kwotę należnego VAT w okresie wystawienia faktury korygującej ustrukturyzowanej. Bez konieczności uzyskiwania dokumentacji, o której mowa w art. 29a ust. 13 VATU. Z kolei odbiorca faktury korygującej ustrukturyzowanej będzie miał obowiązek obniżenia kwoty podatku naliczonego za okres otrzymania faktury w ten sposób (czyli na zasadach sprzed SLIM VAT). A więc bez konieczności analizowania uzgodnienia i spełnienia warunków. Ale wyłącznie, jeśli wyrazi akceptację na odbiór faktur w KSeF (a nie w „inny uzgodniony sposób”).
• Po trzecie, będzie też łatwiej z przechowywaniem. Faktury ustrukturyzowane będą przechowywane w KSeF przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Po upływie tego okresu podatnik może nadal przechowywać faktury ustrukturyzowane samodzielnie, na zasadach ogólnych.

Omawiany projekt powraca także do propozycji zmian w zakresie wystawiania faktur VAT, o których Ministerstwo Finansów wspominało już przy okazji SLIM VAT 2. Chodzi m.in. o:

• wydłużenie okresu na wystawienie faktury przed sprzedażą lub otrzymaniem zaliczki – z 30 do 60 dni;
• treść faktur korygujących – wyraz „KOREKTA” oraz wskazanie przyczyny korekty nie będą już obowiązkowe;
• korekty zbiorcze – dopuszczalne będą korekty faktur w odniesieniu zarówno do poszczególnych dostaw lub usług, jak i korekty wszystkich dostaw lub usług w danym okresie;
• duplikaty staną się „fakturami wystawionymi ponownie” – w przypadku gdy faktura ulegnie zniszczeniu albo zaginie, wyraz „DUPLIKAT” stanie się fakultatywny.

Faktury ustrukturyzowane to kolejny już przykład drastycznego zwiększenia zakresu kontroli organów podatkowych nad rozliczeniami podatników. Już dziś dzięki chociażby JPK fiskus dowiaduje się o transakcjach bardzo wiele. Aczkolwiek dopiero na etapie raportowania podatkowego. KSeF umożliwi to w czasie rzeczywistym (coś na wzór sprzedaży konsumenckiej rejestrowanej za pomocą tzw. kas fiskalnych online).

Korzyści ze stosowania faktur ustrukturyzowanych wydają się póki co dość liche. Warunki przyspieszonego zwrotu podatku są wyśrubowane. Co gorsza, organ będzie miał możliwość dodatkowego wydłużenia terminu (co jest już totalnym absurdem). Nie skorzystają z przyspieszonego zwrotu także chociażby nowi podatnicy (w pierwszych 12 miesiącach działalności).

Rozwiązanie ma wejść w życie 1.1.2022 r. Póki co fakultatywnie, ale nie można wykluczyć, że jeśli „spodoba się” ono (fiskusowi, oczywiście), to przyjmie się w bardziej zdecydowanej formule.