Okres przełomu III i IV kwartału oraz ostatnie miesiące roku to dla wielu firm intensywny czas, ze względu na opracowywanie planów sprzedaży, planów produkcji, pozostałych budżetów cząstkowych i budżetu wiodącego Spółki na następny rok. Budżetowanie samo w sobie jest złożonym i czasochłonnym procesem. Niemniej jednak, aby proces ten przeprowadzić dobrze i efektywnie, należy dobrze poznać podstawy tego narzędzia controllingowego.
Czym jest budżet?
Budżet jest planem działania dla organizacji na zdefiniowany okres czasu (zazwyczaj roku z podziałem na krótsze okresy czasu tj. miesiące lub kwartały), który przedstawia sposoby wykorzystania posiadanych zasobów w formie ilościowej i/lub wartościowej. Opracowany budżet przez pracowników poszczególnych szczebli jest akceptowany przez Zarząd i następnie na bieżąco monitorowany oraz kontrolowany w stosunku do bieżących efektów prowadzonej działalności, a także modyfikowany1. Wśród pojęć budżetowania definiuje się je jako metodę wewnętrznego, oddolnego planowania w przedsiębiorstwie, podporządkowanego realizacji strategicznych celów i efektywnemu wykorzystania posiadanych zasobów2.
W ramach budżetowania wyróżnia się następujące jego rodzaje:
- odgórne – budżety przygotowane są przez najwyższą kadrę menedżerską, a następnie są przekazywane do realizacji kierownictwu niższego szczebla,
- oddolne/partycypacyjne – jest przeciwieństwem budżetowania odgórnego, które polega na opracowaniu budżetów przez kadrę niższego szczebla, a w dalszej kolejności jest weryfikowane i akceptowane przez kadrę wyższego szczebla,
- „od zera” – polega on na potraktowaniu wszystkich projektów i procesów funkcjonujących w przedsiębiorstwie tak, jakby były one realizowane po raz pierwszy,
- przyrostowe – związane jest z przygotowaniem budżetu na podstawie danych z poprzedniego okresu i zaktualizowanie ich o określony wskaźnik (np. inflacje), czy uwzględnienie nowych pracowników,
- sztywne – zakłada, że zaplanowane wielkości nie mogą ulec modyfikacją w trakcie przyjętego okresu budżetowego,
- elastyczne – ten rodzaj budżetu ma za zadanie odzwierciedlać rzeczywiste zmiany poszczególnych wielkości w stosunku do wielkości zaplanowanych,
- kroczące – obejmuje przygotowanie budżetu na okres 12 miesięcy w sposób kroczący, co powoduje, że budżet jest przygotowywany w sposób ciągły.
Które rozwiązanie jest najlepsze?
Po zapoznaniu się z powyższymi rodzajami budżetowania nasuwa się pytanie, które z rozwiązań byłoby najlepsze dla mojej organizacji? Niestety odpowiedź nie jest prosta, ponieważ uzależniona jest od wielu czynników, w tym:
- czy przedsiębiorstwo posiada doświadczenie w przeprowadzaniu procesu budżetowania,
- jaki styl/style zarządzania wykorzystujemy w organizacji,
- czy przedsiębiorstwo jest jednooddziałowe, wielooddziałowe, czy należy do grupy kapitałowej lub koncernu,
- jakie doświadczenie w budżetowaniu posiadają osoby mające uczestniczyć w budżetowaniu.
Przykładowo, jeżeli organizacja charakteryzuje się zdecentralizowanym stylem zarządzania, lub jest podmiotem nowym lub bardzo małym, lub kadra pracownicza nie posiada odpowiedniej wiedzy na temat budżetowania, najlepszym rozwiązaniem dla takiego przedsiębiorstwa będzie budżet przygotowywany odgórnie. Innym przykładem może być próba dopasowania sposobu budżetowania do gwałtowanie zmieniającego się otoczenia gospodarczego, w tym rosnącej inflacji, modyfikacji regulacji prawnych i podatkowych, czy możliwych ograniczeniach w realizowaniu bieżącej działalności gospodarczej. Chcąc ograniczyć poziom niepewności podejmowanych działań, powinien zostać zastosowany budżet kroczący, który pozwala nam na bieżąco reagować na zmieniającą się sytuację biznesową.
Podsumowanie
Podsumowując temat budżetowania, należy podkreślić przede wszystkim zalety tego procesu, który bezpośrednio wspiera kadrę menadżerską w realizacji celów przedsiębiorstwa i ich komunikowaniu na różnych szczeblach przedsiębiorstwa, koordynowaniu działań w różnych obszarach działania przedsiębiorstwa, efektywnym wykorzystaniu zasobów, motywowaniu pracowników, uporządkowaniu finansów i kontrolowaniu założonych działań. Z perspektywy podmiotów, które do tej pory nie miały możliwości przeprowadzenia procesu budżetowania, narzędzie to może wydawać się złożone i skomplikowane, niemniej jednak po nabyciu niezbędnej wiedzy i sformalizowaniu tego procesu, budżetowanie pomaga organizacjom w poprawie ich poziomu zarządzania.
Autor: Sylwester Ogłaza
Przypisy
- 1 Świderska G. (red) (2010). Controlling kosztów i rachunkowość zarządcza, s. 459-460, Difin, Warszawa.
- 2 Komorowski J. (1997). Budżetowanie jako metoda zarządzania przedsiębiorstwem, s. 11, PWN, Warszawa.
Ostatnie artykuły dotyczące controllingu:
Ośrodki odpowiedzialności w przedsiębiorstwie
W przedsiębiorstwie, jednym z kluczowych elementów mających wpływ na osiąganie założonych efektów jest sprawny system kontroli. Istotne jest szybkie zidentyfikowanie…
Budżetowanie – rodzaje budżetów
W poprzednich artykułach poświęconych tematyce budżetowania, przedstawiona została idea tego procesu, jego zalety oraz poszczególne etapy. Aby w pełni zrozumieć…