W jaki sposób dokumentować otrzymywane od kontrahentów rekompensaty za wzrost cen?

Przedsiębiorcy od początku 2022 r. bardzo często zmagają się z ciągłymi zmianami – głównie ze wzrostem cen surowców energetycznych. Przekłada się to szczególnie negatywnie na wzrost kosztów produkcji, których nie można już oszacować z góry. Chcąc utrzymać założony próg zyskowności, coraz więcej firm podejmuje rozmowy ze swoimi kontrahentami na temat częściowych dopłat, rekompensat z tytułu wspomnianego wzrostu cen. W jaki sposób należy prawidłowo udokumentować otrzymane dopłaty?

Na wstępie należy wskazać, że wskazane rekompensaty stanowią element podstawy opodatkowania z tytułu dokonywanych przez podatników dostaw towarów. W celu ich właściwego udokumentowania należy je w pierwszej kolejności przyporządkować do poszczególnych dostaw towarów. Dalszy sposób postępowania zależy od tego, czy koszty zostały przyporządkowane do dostaw towarów, które już zostały udokumentowane fakturami, czy też nie.

Podstawą opodatkowania VAT jest co do zasady wszystko, co stanowi zapłatę, którą dokonujący dostawy towarów lub usługodawca otrzymał, lub ma otrzymać z tytułu sprzedaży od nabywcy, usługobiorcy lub osoby trzeciej (art. 29a ust. 1 ustawy o VAT). Przy czym podstawa opodatkowania obejmuje koszty dodatkowe pobierane przez dokonującego dostawy lub usługodawcę od nabywcy, lub usługobiorcy (art. 29a ust. 6 pkt 2 ustawy o VAT).

1. Rekompensaty jako element podstawy opodatkowania

Rekompensaty dokonywane w związku z podwyżką cen surowców należy uznać za element podstawy opodatkowania z tytułu dokonywanych przez podatników dostaw towarów. W celu ich właściwego udokumentowania należy je w pierwszej kolejności przyporządkować do poszczególnych dostaw towarów dokonanych lub mających być dokonane na rzecz kontrahenta, od którego otrzymywana jest rekompensata. Przy czym najlepiej, aby sposób takiego przyporządkowania wynikał z treści zawartego z kontrahentem porozumienia, tj. aby strony wskazały w nim, jakich towarów i w jakiej wysokości dotyczą części rekompensaty.

2. Dokumentowanie otrzymanych rekompensat

Sposób dokumentowania otrzymanych rekompensat zależy od tego, czy rekompensaty zostały przyporządkowane do dostaw towarów, które już zostały udokumentowane fakturami, czy też nie. Od tego zależy dalszy sposób postępowania.

2.1 Możliwość przyporządkowania refundacji do dostaw, które zostały potwierdzone wystawioną fakturą

W zakresie, w jakim części refundacji zostały przyporządkowane do dostaw towarów, które już zostały udokumentowane fakturami, konieczne jest wystawianie faktur korygujących. Mogą to być również zbiorcze faktury korygujące „in plus”, jednak muszą one zawierać wszystkie dane wymagane dla faktur korygujących.

Faktura korygująca dokumentująca wpłatę rekompensat:

Nie ma przepisów umożliwiających wystawianie w takich przypadkach uproszczonych zbiorczych faktur korygujących. Takie faktury można wystawić, gdy obniżono ceny. Istnieje natomiast możliwość wystawienia zbiorczej faktury, która będzie zawierała wszystkie elementy wymagane dla faktur korygujących, bez uproszczeń.

Zaprezentowane stanowisko potwierdzają organy podatkowe. W interpretacji z 19 lutego 2020 r. (sygn. 0111-KDIB3-3.4012.471.2019.1.JS) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził prawidłowość stanowiska podatnika, z którego wynika, że: „(…) powyższy przepis [art. 106j ust. 3 ustawy o VAT – przyp. red.] nie wyklucza jednak możliwości wystawienia zbiorczej faktury korygującej dla faktur z danego okresu zwiększającej podstawę opodatkowania, a przewiduje jedynie możliwość zastosowania uproszczonej formy w przypadku korekty in minus. Spółka ma zatem również możliwość wystawiania zbiorczej faktury korygującej in plus, w tym przypadku będzie jednak zobowiązana do zawarcia na niej wszystkich elementów określonych w art. 106j oraz art. 106e ustawy VAT”.

2.2 Możliwość przyporządkowania refundacji do dostaw, które nie zostały potwierdzone wystawioną fakturą

Jeśli refundacje zostały przyporządkowane do dostaw towarów, które jeszcze nie zostały udokumentowane fakturami, o ich kwoty należy zwiększyć ceny netto na fakturach dokumentujących dostawę tych towarów. Innymi słowy – należy wystawić faktury dokumentujące dostawy towarów, których cena uwzględnia również przypadającą na te towary kwotę rekompensaty.

Podsumowując, obydwa wskazane sposoby dotyczą zarówno rekompensat otrzymywanych od kontrahentów krajowych, jak i rekompensat otrzymywanych od kontrahentów zagranicznych. Nie ma przy tym możliwości udokumentowania tych rekompensat w inny sposób niż wskazanymi fakturami korygującymi lub poprzez zwiększenie ceny netto na fakturach dokumentujących dostawę poszczególnych towarów. Przepisy VAT nie przewidują bowiem możliwości wystawienia innego dokumentu, który mógłby zostać zastosowany zamiast jednego z tych sposobów postępowania.

3. Okres, za jaki rozliczamy faktury korygujące

Gdy podatnik będzie zobowiązany wystawić faktury korygujące, to korekty podstawy opodatkowania, która uległa zwiększeniu, dokonuje się w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym zaistniała przyczyna jej zwiększenia (art. 29a ust. 17 ustawy o VAT). Jeśli korekta dotyczy eksportu towarów i wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, zwiększenie podstawy opodatkowania następuje nie wcześniej niż w deklaracji podatkowej składanej za okres rozliczeniowy, w którym wykazane zostały te transakcje.

W analizowanym stanie faktycznym przyczyną zwiększenia podstawy opodatkowania jest uzgodnienie z danym kontrahentem zwiększenia ceny o kwotę dopłaty/rekompensaty. W konsekwencji wystawiane z tego tytułu faktury korygujące należy rozliczać w okresach rozliczeniowych, w których uzgodniono z danym kontrahentem takie zwiększenie ceny.