Każdy pracodawca zdaję sobie sprawę, że im wyższe stan zatrudnienia, tym większe obowiązki na nim spoczywają. Jednym z takich obowiązków jest wprowadzenie dwóch ważnych dokumentów, jakimi są regulamin pracy i regulamin wynagradzania.
Czym jest regulamin pracy i wynagradzania?
Regulamin pracy i wynagradzania są to akty wewnątrzzakładowe. Ich celem jest określenie całokształtu spraw związanych ze stosunkiem pracy u konkretnego pracodawcy. W efekcie ma się to przyczynić do poprawiania działania firmy oraz pełnić funkcję ochronną dla stron stosunku pracy.
Regulaminy odnoszą się do:
- organizacji i porządku w procesie pracy oraz związanych z tym praw i obowiązków stron stosunku pracy, tj. pracownika i pracodawcy (regulamin pracy),
- warunków wynagradzania za pracę i innych świadczeń związanych z pracą (regulamin wynagradzania).
Wprowadzenie regulaminu wynagradzania czy regulaminu pracy nie wymaga rejestracji w żadnym organie (nie wymaga zatwierdzenia przez Państwową Inspekcję Pracy).
Regulamin pracy obowiązkowo musi być wprowadzony przez pracodawcę, jeśli nie jest on objęty układem zbiorowym pracy i zatrudnia przynajmniej 50 pracowników.
Stan zatrudnienia – jak go ustalić?
Obowiązek sporządzenia i wydania regulaminu pracy jak i wynagradzania powstaje z chwilą zatrudnienia pięćdziesiątego pracownika. Nie wlicza się do tego osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych[1]. Oznacza to, że nie jest brane przeciętne zatrudnienie w roku, a jedynie sam fakt – moment zatrudnienia pięćdziesiątego pracownika.
Nie ma tutaj znaczenia podstawa prawna nawiązania stosunku pracy (np. umowa o pracę, mianowanie, powołanie, wybór czy spółdzielcza umowa o pracę),to, czy pracownik przebywa na urlopie czy też wymiar etatu danych pracowników. Jeżeli przedsiębiorstwo nie zatrudnia 50 pracowników, regulamin pracy i wynagradzania może zostać wprowadzony na zasadzie dobrowolności.
Regulamin pracy – co zawiera, kto go wprowadza, kiedy wchodzi w życie?
- Postanowienia regulaminu pracy nie mogą być mniej korzystne dla pracownika niż przepisy prawa obowiązujące w Kodeksie pracy.
- Treść regulaminu pracy nie może odnosić się do sfery prywatnej pracownika.
- Obowiązki pracownika nie mogą być zaostrzane w regulaminie pracy.
W regulaminie pracy należy ustalić w szczególności:
- porę nocną,
- termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłacania wynagrodzeń,
- wykazy prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom,
- organizację pracy,
- przyjęty okres rozliczeniowy czasu pracy,
- przyjęty sposób potwierdzania przez pracowników obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności,
- regulacje dotyczące stosowanych kar w ramach odpowiedzialności porządkowej pracowników.
Dodatkowe informacje
Regulamin pracy może zawierać informacje dodatkowo o:
- karach stosowanych zgodnie z art. 108 kp (za nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonego porządku, przepisów BHP, za każdy dzień nieusprawiedliwionej nieobecności itd.),
- wprowadzaniu przerwy w pracy niewliczanej do czasu pracy przeznaczonej na spożycie posiłków lub załatwienie spraw osobistych,
- przedłużeniu okresów rozliczeniowych,
- odpracowaniu prywatnych wyjść,
- szczegółowych obowiązkach pracownika:
- właściwym wykonywaniu pracy, poprzez nieniszczenie, niepsucie maszyn i urządzeń,
- niespóźnianiu się do pracy oraz nieopuszczaniu samowolnie stanowiska pracy;
- postępowanie w razie stwierdzenia nietrzeźwości,
- postępowanie w sprawie udzielania urlopów wypoczynkowych, zwolnień od pracy,
- czas i miejsce przyjmowania pracowników przez np. kierownika zakładu,
- organizowanie stanowisk pracy,
- dostarczanie pracownikom sprzętu, materiałów, odzieży i obuwia roboczego.
Organizacja związkowa w przedsiębiorstwie a regulamin pracy
W zależności od tego, czy w przedsiębiorstwie działa organizacja związkowa, wprowadzenie regulaminu pracy następuje po uzgodnieniu pomiędzy nią a pracodawcą bądź przez samego pracodawcę.
Jeżeli pracodawca zwróci się do zakładowych organizacji związkowych z propozycją uzgodnienia regulaminu pracy, to powinny one w terminie 30 dni przedstawić wspólnie uzgodnione stanowisko, pod rygorem, że w razie jego braku pracodawca uzyska możliwość samodzielnego wprowadzenia regulaminu pracy, po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk organizacji związkowych[2].
W przypadku, gdy organizacje związkowe w terminie 30 dni przedstawią wspólnie uzgodnione stanowisko, to – w zależności od jego treści – pracodawca może wprowadzić regulamin pracy, jeżeli zakładowe organizacje związkowe zgadzają się na jego treść bądź też możliwości tej zostaje pozbawiony z powodu braku zgody z ich strony (braku uzgodnienia).
Wejście w życie regulaminu
Regulamin pracy wchodzi w życie po 2 tygodniach od momentu podania go do wiadomości zatrudnionych osób (w sposób przyjęty u danego pracodawcy). Ogłoszenie regulaminu następuje na czas nieokreślony – do czasu aż nastąpi jego zmiana lub uchylenie.
Obowiązkiem pracodawcy jest każdorazowe zapoznanie z regulaminem pracy każdego nowego pracownika przed rozpoczęciem przez niego pracy.
Potrzebujesz wsparcia kadrowego? Nasz zespół chętnie Ci pomoże!
Regulamin wynagradzania – co zawiera, kto wprowadza, kiedy wchodzi w życie?
Regulamin wynagradzania powinien przewidywać wysokość oraz zasady przyznawania pracownikom:
- stawek wynagrodzenia za pracę określonego rodzaju lub na określonym stanowisku,
- innych (dodatkowych) składników wynagrodzenia, jeżeli zostały one przewidziane z tytułu wykonywania określonej pracy.
W trakcie tworzenia regulaminu należy wziąć pod uwagę takie składniki wynagrodzenia za pracę jak:
- wynagrodzenie zasadnicze,
- dodatki za pracę w nocy,
- dodatki za pracę w godzinach nadliczbowych,
- wynagrodzenie za dyżury pełnione poza normalnymi godzinami pracy,
- wynagrodzenie za czas niewykonywania pracy, w przypadkach wymienionych w przepisach prawa pracy,
- inne: premie, wypłaty odpraw związanych z zatrudnieniem i przejściem na emeryturę oraz
- informację dotyczącą systemu wynagradzania (np. system czasowy – miesięczny lub godzinowy, system akordowy, czasowo-prowizyjny, czasowo- -premiowy),
- terminie wypłaty wynagrodzenia[3] .
Zasady wprowadzenia regulaminu wynagradzania
Wprowadzenie regulaminu wynagradzania opiera się na tych samych zasadach co wprowadzenie regulaminu pracy. Zgodnie z art. 772 § 4 k.p. regulamin wynagradzania ustala pracodawca. Jeżeli u danego pracodawcy działa zakładowa organizacja związkowa, pracodawca uzgadnia z nią regulamin wynagradzania. Jeżeli w sprawie ustalenia regulaminu wynagradzania organizacje związkowe albo organizacje związkowe reprezentatywne[4] nie przedstawią wspólnie uzgodnionego stanowiska w terminie 30 dni, decyzje w tych sprawach podejmuje pracodawca.
Uwaga! Regulamin wynagradzania wydany przez pracodawcę bez wymaganego uzgodnienia z zakładową organizacją związkową bądź z zakładowymi organizacjami związkowymi nie ma mocy wiążącej i nie może wejść w życie[5]
Regulamin wynagradzania wchodzi w życie po 2 tygodniach od momentu podania go do wiadomości zatrudnionych osób (w sposób przyjęty u danego pracodawcy). Ogłoszenie regulaminu następuje na czas nieokreślony – do czasu aż nastąpi jego zmiana lub uchylenie.
Obowiązkiem pracodawcy jest każdorazowe zapoznanie z regulaminem pracy każdego nowego pracownika przed rozpoczęciem przez niego pracy.
Skutkiem wejścia w życie regulaminu jest stosowanie wobec pracowników tych jego przepisów, które są dla nich korzystniejsze od dotychczasowych postanowień umów o pracę. Jeśli regulamin wynagradzania zawiera regulacje mniej korzystne od dotychczasowych warunków zatrudnienia pracowników, wprowadzenie ich w życie wymaga zmiany treści indywidualnych zapisów w dokumentach, związanych z nawiązaniem stosunku pracy, w drodze wypowiedzenia zmieniającego.
Artykuł jest częścią cyklu „Obowiązki dużego pracodawcy„.
Źródła
- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1510).
- Biuletyn Państwowa Inspekcja Pracy, Regulamin pracy i wynagradzania.
- Ustawa z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 167).
- https://czasopisma.beck.pl/monitor-prawa-pracy/aktualnosc/regulamin-wynagradzania-charakter-wykladnia-tresci-wejscie-w-zycie-i-warunki-dopuszczalnosci-uchylenia/
- https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-obowiazki-pracodawcy-zatrudniajacego-co-najmniej-20-pracownikow
- https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-regulamin-pracy
[1] Regulamin wynagradzania nie może określać warunków wynagradzania pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz osób zarządzających zakładem pracy na innej podstawie niż stosunek pracy.
[2] art. 30, ust. 5 ustawy o związkach zawodowych.
[3] Regulamin wynagradzania nie może przewidywać wypłaty wynagrodzenia w naturze.
[4] Organizację związkowe zrzeszająca co najmniej 10% pracowników zatrudnionych u pracodawcy lub będąca jednostką organizacyjną albo organizacją członkowską ponadzakładowej organizacji związkowej uznanej za reprezentatywną na podstawie art. 24117 § 1 pkt 1, pod warunkiem że zrzesza ona co najmniej 7% pracowników zatrudnionych u pracodawcy.
[5] Zob. wyrok SN z 19.1.2012 r., I PK 83/11.