Praca zdalna w epoce COVID – jak długo, na jakich warunkach? Podstawy prawne

Obecnie kodeks pracy regulował jedynie pojęcie telepracy (Art. 67.5. § 1), ale pojawił się projekt, który zakłada, że praca zdalna zastąpi telepracę, a pojęcie telepracy zniknie z Kodeksu pracy. Pojęcie pracy zdalnej i telepracy wiele osób stosuje zamiennie, tymczasem są to zupełnie odrębne terminy. Jaka jest różnica między pracą zdalną a telepracą?

Telepracą jest wykonywanie pracy regularnie poza zakładem pracy z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. Telepracownikiem jest pracownik, który wykonuje pracę w tych warunkach i przekazuje pracodawcy wyniki pracy, w szczególności za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Przykładowo może to być praca wykonywana na komputerze i przesyłana pracodawcy pocztą elektroniczną.

Praca zdalna może natomiast polegać na tym, że pracownik wykonuje pracę np. w domu bez użycia środków komunikacji elektronicznej (komputera, internetu). Przykładowo pracownik w domu analizuje dokumenty, pisze opinię odręcznie i przekazuje pracodawcy efekt swojej pracy. Praca zdalna zyskała na popularności wraz z początkiem ogłoszenia epidemii związanej z SARS-CoV-2. Tarcza antykryzysowa umożliwiała pracodawcom polecenie swoim pracownikom pracy zdalnej (tzw. home office) maksymalnie na okres 180 dni.

W związku z rosnącą popularnością pracy zdalnej w ostatnim czasie Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej 5 września 2020 r. postanowiło przedłużyć obowiązujące przepisy, zgodnie z którymi pracodawca będzie mógł polecić pracownikowi wykonanie pracy zdalnej w czasie trwania stanu epidemii lub stanu zagrożenia epidemicznego ogłoszonych z powodu COVID-19 oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu. Jak wspomniano na początku artykułu ustawodawca podjął pracę, w rezultacie których praca zdalna ma na stałe zagościć w kodeksie pracy.

Praca zdalna w dobie pandemii krok po kroku:

KROK 1:

Pracodawca, powinien przeanalizować, u których pracowników istnieje opcja wprowadzenia pracy zdalnej. Przepisy wprawdzie nie wprowadzają ograniczeń, co do grupy pracowników czy rodzaju czynności wykonywanych, jednak np. pracownik produkcyjny czy sprzedawca/kasjer nie mają możliwości przesyłania efektów swojej pracy na odległość.

KROK 2:

Z zapisu ustawy wynika, że to pracodawca wprowadza poleceniem prace zdalną. Przepisy natomiast nie określają formy tego polecenia. W konsekwencji należałoby uznać, że takie polecenie może zostać wydane w dowolnej formie, również ustnie. Natomiast z oczywistych względów porządkowych i dowodowych lepiej, gdyby to polecenie przybrało formę pisemną. Obowiązkiem pracownika jest stosować się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę (art. 100 § 1 k.p.). Dotyczy to także polecenia pracy zdalnej. Tym samym pracodawca może zastosować karę upomnienia bądź nagany za niestosowanie się do ustalonej organizacji. Pracownik może zawnioskować o pracę zdalną, ale decyzja o jej wprowadzeniu należy tylko do pracodawcy.

Wzór polecenia pracy zdalnej – kliknij, aby pobrać

KROK 3:

Nie zmieniamy treści umowy o pracę. Mimo iż, pracodawca na czas określony zmienia miejsce świadczenia pracy pracownika, to nie niesie za sobą obowiązku dokonywania zmian warunków umowy o pracę w punkcie dotyczącym miejsca świadczenia pracy.

Ważne! Praca zdalna potocznie nazywana home office nie jest jednoznaczna z pracą świadczoną z domu pracownika. Przełożony powinien, uzyskać informację od pracownika o miejscu świadczenia pracy.

KROK 4:

Narzędzia i materiały do pracy zdalnej nie muszą być zapewnione przez pracodawcę. Pracownik może korzystać ze swojego sprzętu, pod warunkiem, że chronione są informację poufne oraz inne tajemnice prawnie chronione (np. dane osobowe) lub inne informację których ujawnienie mogłoby wpłynąć szkodliwie na przedsiębiorstwo. Pracodawca powinien jedynie upewnić się, czy pracownik dysponuje odpowiednimi warunkami w tym sprzętem do wykonywania pracy zdalnej. Tylko w sytuacji ustalenia, że sprzęt nie jest odpowiedni, pracodawca jest zobowiązany zadbać i zapewnić pracownikowi sprzęt spełniający wszystkie wymagania.

Ważne! Nie ma wymagań do zwrotu pracownikowi kosztów związanych z użyciem własnego sprzętu związanego z wykonywaniem pracy w domu.

KROK 5:

Wyniki wykonywanej pracy mogą być rozliczane w sposób ustalony między pracownikiem a pracodawcą. Pracodawca może zlecić prowadzenie ewidencji wykonywanych czynności poprzez przygotowanie zestawienia. Natomiast ze względu na to, że w przypadku pracy home office nie ma obowiązku przekazywania wyników pracy za pośrednictwem komunikacji elektronicznej, pracownik może pracodawcy raportować wyniki swojej pracy osobiście np. poprzez stawienie się co kilka dni w biurze w celu omówienia wykonanych czynności)

Rozliczanie pracy zdalnej

Coraz częściej słyszy się o rozbudowanych formach kontroli pracowników, którzy zostali wysłani na pracę zdalną, albo wykonują ją zdalnie, za zgodą pracodawcy. Z oczywistych przyczyn, z pracą zdalną wiążę się mniejsza możliwość bezpośredniej kontroli sposobu wykonywania pracy i rozliczania jej efektów. Znaczna część firm nie dysponuje odpowiednim oprogramowaniem czy systemem, który mierzy efektywność pracowników, dlatego decydują się na codzienny monitoring za pomocą np. Microsoft Teams, czy prostszej metody poprzez wpisywanie do kalendarza listy zadań zleconych pracownikowi wraz z opcją wpisania wyników ich pracy. Działania te powodują zmianę podejścia i nakierowanie pracowników, na rozliczanie się nie z czasu a z zadań. Oczywiście są tacy, którzy rekomendują zaufanie do pracownika i deklarowanego przez niego czasu pracy.

W przypadku, zamknięcia zakładu pracy albo pewnej jego części, bądź gdy pracodawca nie ma możliwości polecenia pracownikowi wykonywania pracy zdalnej zastosowanie znajduje art. 81 § 1 Kodeksu pracy. Przepis ten mówi o tym, że pracownikowi za czas niewykonywania pracy, jeżeli był gotów do jej wykonywania, a doznał przeszkód z przyczyn dotyczących pracodawcy przysługuje wynagrodzenie::

• wynikające z jego osobistego zaszeregowania, określonego stawką godzinową lub miesięczną,
• jeżeli ww. składnik wynagrodzenia nie został wyodrębniony przy określaniu warunków wynagradzania – 60% wynagrodzenia,

W każdym przypadku wynagrodzenie to nie może być jednak niższe od wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę, ustalanego na podstawie odrębnych przepisów.

Do przeszkód zaliczanych z winy pracodawcy należy zakwalifikować konieczność zamknięcia zakładu w celu przeciwdziałania COVID-19 (mimo, że będzie to przyczyna niezawiniona przez pracodawcę) lub odcięcie prądu czy powódź.

Podsumowanie

Podstawa prawna

• Kodeks Pracy Dz.U.2020.0.1320 Art.67 t.j. – Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r.
• Kodeks Pracy Dz.U.2020.0.1320 Art. 81 t.j. – Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r.
• Ustawa z dnia 2 marca 2020 r. , o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, Dz.U.2020.1842 Art. 3, z późniejszymi zmianami

Źródło:

• Borusiak Marta, „Polecenie pracy zdalnej (z powodu COVID-19) – wzór, prawa i obowiązki pracodawcy w: https://kadry.infor.pl/kadry/indywidualne_prawo_pracy/odpowiedzialnosc_prawa_i_obowiazki/3630335,Polecenie-pracy-zdalnej-z-powodu-COVID19-wzor-prawa-i-obowiazki-pracodawcy.html
• Skibińska Małgorzata,” Zasady wykonywania pracy zdalnej w okresie stanu epidemii”
• Autor, „Praca zdalna zastąpi telepracę!” w: https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-praca-zdalna-zastapi-teleprace
• Jagusiak Małgorzata, „Czym różni się telepraca a praca zdalna?”, w: https://www.ifirma.pl/blog/telepraca-a-praca-zdalna.html