Sprawozdanie finansowe – ogłaszanie oraz praktyczne problemy

Ogłaszanie sprawozdania finansowego przysparza niejednokrotnie wiele problemów praktycznych. Aby zostało ono poprawnie złożone i ogłoszone przygotowaliśmy praktyczny poradnik, który wyjaśni w jaki sposób rozwiązać najczęściej występujące problemy przy składaniu sprawozdań.

I. Złożenie dokumentów do KRS w kontekście PESEL

Przepisy ustawy o rachunkowości (Dz.U. z 2021 r. poz. 217 – dalej jako u.o.r.) nie łączą regulacji dotyczących podpisania sprawozdania finansowego z obowiązkiem ujawnienia numeru PESEL osoby podpisującej sprawozdanie finansowe w Krajowym Rejestrze Sądowym.

II. Złożenie sprawozdania przez prokurenta

Jak wynika z art. 19e ust. 1-2 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz.U. z 2021 r. poz. 112 – dalej jako u.k.r.s.), złożenie dokumentów, o których mowa w art. 69 u.o.r., następuje przez zgłoszenie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego do tego celu przez Ministra Sprawiedliwości. Zgłoszenie opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym co najmniej jedna osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w KRS, wpisana jako uprawniona samodzielnie lub łącznie z innymi osobami do reprezentowania podmiotu, prokurent, syndyk (dotyczy spółki w upadłości), zarządca w postępowaniu restrukturyzacyjnym albo likwidator (dotyczy spółki w upadłości).

Adwokat, radca prawny lub prawnik zagraniczny powołując się na udzielone mu pełnomocnictwo podpisuje zgłoszenie kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym (por. art. 19e ust. 1, ust. 2 i ust. 3a u.k.r.s.).

III. Złożenie dokumentów przez pełnomocnika

Złożenie sprawozdania finansowego wraz z wymaganymi dokumentami do KRS możliwe jest przez pełnomocnika, którym jest adwokat, radca prawny lub prawnik zagraniczny. Warunkiem złożenia przez ww. podmioty dokumentów w rejestrze sądowym jest by ich dane udostępniła Naczelna Rada Adwokacka i Krajowa Rada Radców Prawnych sądom i Ministrowi Sprawiedliwości za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, o ile w systemie tym ujawniony jest ich numer PESEL , a osoby te umocowane są do dokonania zgłoszenia.

IV. Ogłoszenie sprawozdania w Monitorze Sądowym i Gospodarczym

Jednostki nie podlegające wpisaniu do rejestru przedsiębiorców, które zobowiązane są do poddania badaniu rocznego sprawozdania finansowego zobligowane są do złożenia sprawozdania finansowego, na które składa się wprowadzenie do sprawozdania finansowego stanowiące część informacji dodatkowej, bilans, rachunek zysków i strat, zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym oraz rachunek przepływów pieniężnych za rok obrotowy, sprawozdanie z badania oraz odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty do ich ogłoszenia w Monitorze Sadowym i Gospodarczym (MSiG). Złożenie dokumentów powinno nastąpić w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia tego sprawozdania.

W praktyce gospodarczej wymóg ten ciąży osobach fizycznych prowadzących działalność gospodarczą lub spółkach cywilnych, których osiągane obroty obligują ww. podmioty do przeprowadzenia obowiązkowego badania sprawozdania finansowego.

Powyższy obowiązek wynika z art. 70 u.o.r. Dokumenty można złożyć za pośrednictwem strony: https://ekrs.ms.gov.pl/rdf/rd/. Opłata za ogłoszenie sprawozdania finansowego wraz z dodatkowymi dokumentami w Monitorze Sądowym i Gospodarczym jest stała i wynosił 500 zł.

V. Błędnie złożony dokument do KRS

W przypadku gdy w złożonych dokumentach do KRS stwierdzono błędy, przykładowo w nazwie spółki, w nieprawidłowo załączonym dokumencie, po wykreśleniu spółki z KRS, etc. możliwe jest złożenie korekty złożonego sprawozdania finansowego.

Inną możliwą opcją jest złożenie płatnego wniosku (system S24 umożliwia przesłanie wniosku Z30, za który trzeba zapłacić 140 zł). Złożony wniosek nie jest traktowany jako korekta pierwotnie złożonego sprawozdania.

VI. Forma złożenia dokumentów do KRS za lata ubiegłe

Sprawozdania finansowe jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego sporządza się w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych od 01.10.2018 r. Powyższa regulacja wpływa na sposób w jaki sprawozdania za lata ubiegłe będzie sporządzone i złożone.

W przypadku jednostek, które sprawozdania finansowe za okresy przed 01.10.2018 r. mają sporządzone i zatwierdzone, składają je w formie w jakiej były one przygotowane (papierowej). Zgłoszenie do KRS – jako skan dokumentów – opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, co najmniej jedna osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w Rejestrze, wpisana jako uprawniona samodzielnie lub łącznie z innymi osobami do reprezentowania podmiotu, prokurent, syndyk, zarządca w postępowaniu restrukturyzacyjnym albo likwidator załączając kopie sprawozdania finansowego, uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego oraz o podziale zysku i straty.

Odmiennie wygląda sytuacja jednostek, które z różnych przyczyn nie mają sporządzonych sprawozdań finansowych za lata ubiegłe. W ich przypadku jedyną właściwą formą jest sporządzenie sprawozdania finansowego w formie ustrukturyzowanej. Przypomnijmy, iż sprawozdanie finansowe sporządzone w formie elektronicznej w odpowiedniej strukturze logicznej zawiera dokładnie takie dane, jakie są wymagane w poszczególnych załącznikach do u.o.r.

VII. Zawieszenie działalności a obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego

W okresie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej przedsiębiorca może być zwolniony z obowiązków związanych z rachunkowością, czyli z prowadzenia ksiąg rachunkowych i sporządzania sprawozdania finansowego. Jak bowiem stanowi art. 12 ust. 3b u.o.r., można nie zamykać ksiąg rachunkowych za rok obrotowy, w którym działalność jednostki przez cały czas pozostawała zawieszona, chyba że jednostka dokonuje odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych lub występują inne zdarzenia wywołujące skutki o charakterze majątkowym lub finansowym.

W przypadku gdy działalność spółki jest zawieszona przez cały rok i nie doszło do zamknięcia ksiąg rachunkowych, jednostka może być zwolniona z obowiązku (por. art. 12 ust. 3b–3c u.o.r.):

1. prowadzenia ksiąg rachunkowych,
2. sporządzania sprawozdania finansowego (wprowadzenia do sprawozdania, bilansu, rachunku zysków i strat, dodatkowych informacji i objaśnień, zestawienia zmian w kapitale własnym, rachunku przepływów pieniężnych),
3. składania sprawozdania finansowego w sądzie rejestrowym, w urzędzie skarbowym oraz jego ogłaszania (jeżeli dotyczy to jednostki gospodarczej), sporządzania i składania sprawozdania z działalności.

Zawieszona jednostka może nie prowadzić ksiąg, o ile nie wystąpią żadne zdarzenia o charakterze majątkowym lub finansowym. W takim przypadku zwyczajne zgromadzenie wspólników rozpatruje sprawy dotyczące roku obrotowego, w którym działalność spółki pozostawała zawieszona, wraz ze sprawozdaniem za rok kolejny.

VIII. Obowiązek udostępnienia sprawozdania finansowego wspólnikom, akcjonariuszom lub członkom spółdzielni

Spółki z o.o., towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych, towarzystwa reasekuracji wzajemnej, spółki akcyjne oraz spółdzielnie są obowiązane do udostępnienia wspólnikom, akcjonariuszom lub członkom:

• rocznego sprawozdania finansowego,
• sprawozdania z działalności jednostki,
• sprawozdania z badania – jeżeli sprawozdanie finansowe podlega obowiązkowi badania.

Spółka akcyjna udostępnia ponadto akcjonariuszom sprawozdanie rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej albo organu administrującego.

Za udostępnienie ww. dokumentów odpowiada kierownik jednostki. Udostępnienie musi nastąpić najpóźniej na 15 dni przed zgromadzeniem wspólników, walnym zgromadzeniem akcjonariuszy lub walnym zgromadzeniem członków albo przedstawicieli członków spółdzielni. Jeżeli termin zgromadzenia wspólników został określony np. na 31 marca p.r., to udostępnienie musi nastąpić najpóźniej 15 kwietnia.

Ustawa o rachunkowości nie określa sposobu udostępnienia sprawozdania finansowego. Z uwagi na fakt, iż to kierownik jednostki zobligowany jest do wywiązania się z nałożonego na niego obowiązku może określić sposób w jaki zapewni on udostępnienie sprawozdania finansowego. Ministerstwo Finansów wyjaśniając potencjalne możliwości udostępnienia sprawozdania finansowego wspólnikom, akcjonariuszom lub członkom spółdzielni wskazało, iż: „zrealizowanie obowiązku wynikającego z ww. art. 68 u.o.r. może nastąpić np. poprzez wgląd w sprawozdanie finansowe na stanowisku komputerowym zorganizowanym przez daną jednostkę.”

W praktyce gospodarczej najczęściej sprawozdanie finansowe w wersji ustrukturyzowanej (xml) wraz z jego wizualizacją udostępnia na adresy wspólników, zaś w przypadku spółdzielni – wizualizacja dostępna jest w siedzibie spółdzielni.

IX. Sprawozdanie finansowe zagranicznego oddziału

Sprawozdanie finansowe oddziału przedsiębiorcy zagranicznego, zarejestrowanego w KRS, należy złożyć drogą elektroniczną do rejestru w terminach wskazanych jak dla pozostałych podmiotów. W imieniu oddziału przedsiębiorcy zagranicznego, osobą zobligowaną do złożenia sprawozdania finansowego jest kierownik jednostki. Przepisy nie definiują kogo uznać za kierownika jednostki zagranicznego oddziału w Polsce, z tego też względu we właściwym rejestrze sądowym roczne sprawozdanie finansowe oddziału:

1. może podpisać kierownik (reprezentant) oddziału,
2. powinien podpisać kierownik (zarząd) przedsiębiorcy zagranicznego.

X. Sprawozdanie finansowe zagranicznego oddziału

W związku z możliwością dokonania przez spółki komandytowe wyboru momentu stania się podatnikami podatku dochodowego od osób prawnych (z dniem 1 stycznia lub 1 maja 2021 r.) większość podmiotów dokonała wyboru tej drugiej opcji, wydłużając dotychczasowy rok obrotowy. Sprawozdanie finansowe jednostki sporządzały za okres od 01.01.2020 do 30.04.2021 r. Termin sporządzenia sprawozdania finansowego zgodnie z przepisami u.o.r. wynosi 3 miesiące od dnia bilansowego, tj. powinno mieć miejsce do końca lipca 2021 r. Mając na uwadze rozporządzenie wydłużające terminy sporządzenia i zatwierdzenia sprawozdania finansowego należy wskazać, iż spółki komandytowe spełniają kryteria pozwalające na odroczenie obowiązku sporządzenia sprawozdania. Wydłużenie terminów miało zastosowanie do obowiązków dotyczących roku obrotowego kończącego się po dniu 29.09.2020 r., jednak nie później niż w dniu 30.04.2021 r., których termin wykonania nie upłynął przed dniem 31.03.2021 r. Z tego też względu ostateczny termin na sporządzenie sprawozdania finansowego spółki komandytowej upływał 31.10.2021 r., sprawozdanie zaś powinno zostać zatwierdzone nie później niż 31.12.2021 r.

XI. Podział wyniku finansowego

Zgodnie z art. 53 ust. 3 i 4 u.o.r. podział zysku finansowego netto w przypadku jednostek nie podlegających badaniu sprawozdania finansowego następuje po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego przez organ zatwierdzający, zaś w przypadku jednostek podlegających badaniu – dodatkowo po wyrażeniu przez biegłego rewidenta opinii o tym sprawozdaniu bez zastrzeżeń lub z zastrzeżeniami. Zatwierdzenie rocznego sprawozdania finansowego następuje nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego.

Spółka podziału wyniku finansowego – po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego – dokonuje poprzez przeniesienie zysku netto z konta „Wynik finansowy” na konto „Rozliczenie wyniku finansowego”. W zależności od podjętej uchwały o podziel zysku przez zgromadzenie wspólników następuje jego podział.

Pod datą zatwierdzenia sprawozdania finansowego zysk lub stratę stanowiące wynik finansowy jednostki przenosi się z konta 86 „Wynik finansowy” na konto 82 „Rozliczenie wyniku finansowego” następująco:

1. Przeksięgowanie straty poniesionej w poprzednim roku obrotowym:

   Wn konto 82 „Rozliczenie wyniku finansowego”,

   Ma konto 86 „Wynik finansowy”.

2. Przeksięgowanie zysku wypracowanego w poprzednim roku obrotowym:

   Wn konto 86 „Wynik finansowy”,

   Ma konto 82 „Rozliczenie wyniku finansowego”.

W zależności od podjętych przez organ zatwierdzający decyzji zysk netto może zostać częściowo lub w całości przeznaczony na wypłatę dywidend. Dywidenda może być przeznaczona do podziału między wspólników do wysokości nieprzekraczającej zysku za ostatni rok obrotowy, powiększonego o niepodzielone zyski z lat ubiegłych oraz o kwoty przeniesione z utworzonych z zysku kapitałów zapasowego i rezerwowych, które mogą być przeznaczone do podziału. Kwotę tę należy pomniejszyć o niepokryte straty, udziały własne oraz o kwoty, które zgodnie z ustawą lub umową spółki powinny być przekazane z zysku za ostatni rok obrotowy na kapitały zapasowy lub rezerwowe.

Jeśli umowa spółki nie stanowi inaczej, zysk przypadający wspólnikom dzieli się w stosunku do udziałów.

Ewidencja księgowa zarachowania dywidendy przebiega w księgach następująco:

• Wn konto 82 „Rozliczenie wyniku finansowego”,
• Ma konto 24 „Pozostałe rozrachunki”, w analityce „Rozrachunki z udziałowcami”.

Podwyższenie kapitału zapasowego lub rezerwowego – w przeciwieństwie do podwyższenia kapitału zakładowego – jest podatkowo obojętne. W księgach rachunkowych decyzja wspólników/udziałowców ujmowana jest następującym zapisem:

• Wn konto 82 „Rozliczenie wyniku finansowego”,
• Ma konto 87 „Kapitał zapasowy” lub „Kapitał rezerwowy”.

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 29 września 1994 r. – o rachunkowości (Dz.U. z 2021 r. poz. 217)
• Ustawa z dnia 20 sierpnia 1997 r. – o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz.U. z 2021 r. poz. 112)