W poniższym artykule omawiamy najważniejszy element OSS jeśli chodzi o kwestie praktyczne, czyli wystawianie dokumentów sprzedaży. Celem zrozumienia tego obszernego zagadnienia zachęcam do zapoznania się z wcześniejszymi artykułami dokładnie wyjaśniającymi materię tej procedury uproszczonej. W dzisiejszych czasach większość przedsiębiorców decyduje się na automatyzację w swoich działalnościach e-commerce. Może ona przybrać trojaką formę: Autorskich aplikacji najczęściej dotyczących stron własnych danego sprzedawcy. Gotowych rozwiązań w formie produktu do implementacji z platformami sprzedażowymi. Rozwiązań zaimplementowanych w rynki sprzedażowe (jak np. automatyczne fakturowanie amazon/ebay). Podstawą automatyzacji jest jednak zrozumienie procesu wystawiania faktur w procedurze OSS. Wystawianie dokumentów sprzedaży w procedurze OSS Metodyka wystawiania dokumentów sprzedaży nie powinna przysporzyć większych problemów. Przy jej rozważaniu należy jednak zwrócić uwagę na parę aspektów: jaki jest adres wysyłki sprzedawanego przez nas towaru, jaka jest stawka VAT w danym kraju na sprzedawane przez nas asortyment, z jakiego magazynu wysyłany jest towar. Pierwszą rzeczą, na którą należy zwrócić uwagę przy wystawianiu dokumentu sprzedaży jest kraj wysyłki towaru. Pozwala on ustalić, jaką stawkę należy zastosować na wystawianym przez nas dokumencie. W odniesieniu do większości dóbr i usług będzie to podstawowa stawka VAT obowiązująca w danym kraju. Przy ustalaniu kraju odbiorcy nie ma znaczenia jego pochodzenie, tylko adres wysyłki – to on determinuje zarówno samo prawo do zastosowania procedury, jak i stawkę z jaką należy wystawić dokument sprzedaży. Wykaz stawek VAT wraz z obowiązującymi stawkami obniżonymi stosowanymi w danych krajach można znaleźć na oficjalnej UE stronie pod adresem: https://europa.eu/youreurope/business/taxation/vat/vat-rules-rates/index_pl.htm Po ustaleniu kraju wysyłki towaru pozostaje nam weryfikacja, czy sprzedawane przez nas dobro nie kwalifikuje się do zastosowania którejś z preferencyjnych stawek VAT (jeśli takie w danym kraju występują). W celu weryfikacji czy danego towaru dotyczą stawki obniżone należy sięgnąć do przepisów podatkowych obowiązujących w danym kraju. Przepisy Unii Europejskiej narzucają odgórnie pewne kwestie, m.in: minimalna i maksymalna stawka VAT krajów członkowskich, minimalna wielkość obniżonej stawki VAT. Zastosowanie stawek obniżonych w odniesieniu do konkretnych produktów to jednak kwestia indywidualna każdego z Państw. Warto jednak wspomnieć, że część z tych kategorii powtarza się w wielu krajach jako artykuły z obniżoną stawką. Są to: książki, prasa, lekarstwa, sprzęt medyczny, artykuły higieniczne, nasiona, nawozy. Po ustaleniu adresu obiorcy i ustaleniu odpowiedniej stawki, należy jeszcze określić lokalizację magazynu, z którego wysyłany jest towar. Możemy dzięki temu ustalić, czy dana transakcja kwalifikuje się do procedury OSS. Choć nie będzie to miały wpływu na wysokość zastosowanej na fakturze stawki, to może wymusić na nas obowiązek rejestracji do VAT-u zagranicznego, co już na start może być dla przedsiębiorcy decydującą kwestią. Podstawowym kwalifikatorem do mechanizmu OSS, jest sprzedaż wysyłkowa do innego kraju UE. Dlatego w przypadku jej braku (np. gdy wysyłamy towar z magazynu w Czechach do osoby fizycznej z tego samego kraju) OSS nie ma zastosowania. Co za tym idzie fakturę musimy wystawić w oparciu o lokalne regulacje i wykazać ją w tam obowiązującej deklaracji VAT. Przykład wystawiania faktur w procedurze OSS Pani Joanna prowadzi spółkę Alu-tech zarejestrowaną do procedury szczególnej OSS. Wraz z rozwojem działalności postanowiła otworzyć się na nowy rynek zagraniczny wykorzystując platformę e-bay. Sprzedaż, której dokonuje za jej pomocą jest dokonywana wyłącznie do podmiotów niemieckich – to jedyny dostępny dla klienta adres wysyłki. Sprzedawane przez spółkę profile aluminiowe opodatkowane są w Niemczech stawką podstawową, która wynosi 19%. Cała dokonywana w ramach tego marketplace sprzedaż jest realizowana w oparciu o jej podstawowy magazyn w Polsce. Dlatego jej realizacja nie będzie rodzić obowiązku rejestracji do VAT w tym kraju. Będą to faktury wystawiane w ramach procedury OSS. Choć wystawianie dokumentów w procedurze OSS jest co do zasady proste to wciąż może budzić dużo wątpliwości. Chociażby co do wyboru preferencyjnych stawek w danym kraju. Podsumowanie W razie jakichkolwiek, dalszych pytań dotyczących wystawiania faktur w ramach procedury e-commerce zapraszamy do nawiązania współpracy. Nasze biuro rachunkowe odpowie na wszystkie pytania, doradzi w kwestii optymalizacji sprzedaży, a finalnie odpowiednio ją zaewidencjonuje. Tak, abyś mógł się skupić na prowadzeniu biznesu, zachowując pewność poprawnych rozliczeń.

Przedsiębiorcy korzystający z procedury OSS mają możliwość sprzedaży towarów nie tylko na terytorium Polski. Swoją działalność mogą rozszerzać również o inne kraje. Niekoniecznie w każdym z tych krajów spółka musi posiadać własną powierzchnię magazynową. Jednak ich obecność w diametralny sposób wpływać będzie na sposób rozliczania dokonywanej sprzedaży. Więcej o możliwościach i ujmowaniu transakcji w artykule: Księgowość dla e-commerce: czym jest OSS i WSTO? Warunki, przepisy i przykłady Ruchy magazynowe dokonywane przez przedsiębiorcę mogą odbywać się pomiędzy: dwoma magazynami krajowymi (magazynami w kraju, w którym spółka posiada siedzibę), magazynem krajowym i zagranicznym (np. pomiędzy magazynem w Polsce i Niemczech), dwoma magazynami zagranicznymi (np. pomiędzy magazynami w Hiszpanii i Francji, dla podatnika posiadającego siedzibę w Polsce). W tym artykule rozwiniemy tematykę przesunięć pomiędzy magazynami w dwóch różnych krajach (nazywane także zagranicznym przesunięciem magazynowym). Czyli na dwóch ostatnich przypadkach. Jak prawidłowo dokumentować przesunięcia magazynowe? Podstawowym wymogiem dokonywania przesunięć do magazynu w kraju trzecim jest rejestracja do procedury VAT w tym kraju oraz zarejestrowanie powiązanego z nią NIP-u do procedury VAT-UE. Bez powyższych nie jest możliwa poprawna dokumentacja podejmowanych przez spółkę działań. Należy także zwrócić uwagę na to, że wszelkie dokonywane ruchy magazynowe mogą być własne, jak i dokonywane przez podmioty trzecie. Własnymi są wszelkie działania dokonywane przez przedsiębiorcę osobiście oraz zatrudnione przez niego osoby. Pozostałymi będą wszelkie działania platform sprzedażowych w ramach opłacanej obsługi logistycznej – takiej jak np. magazyny FBA amazonu (więcej w artykule: tytuł ). Wspomniana prawidłowa dokumentacja, polega na odzwierciedleniu dokonywanych przesunięć za pomocą faktury sprzedaży / zakupu (w zależności od kierunku podejmowanych działań). Każde takie zdarzenie gospodarcze wymaga dokumentacji za pomocą faktury VAT. Co za tym idzie u podatnika dokonującego przesunięcia wystąpi sprzedaż (na NIP-ie magazynu rozchodu towarów) oraz zakup (na NIP-ie magazynu przyjmującego towar). Z kolei wspomniane faktury (zakupu i sprzedaży) muszą zostać ujęte w stosownych krajowych deklaracjach VAT, jak i deklaracjach unijnych (jeśli mamy do czynienia z przesunięciami międzymagazynowymi pomiędzy dwoma krajami UE). To właśnie biznesowy charakter (transakcja B2B), a co za tym idzie prawo zastosowania preferencyjnej stawki VAT 0% na fakturze sprzedaży oraz odwróconego obciążenia na fakturze zakupu, jest powodem obowiązkowej rejestracji każdego NIP-u w kraju lokalizacji magazynu zagranicznego do procedury unijnej. Przykład poprawnego udokumentowania zagranicznego przesunięcia magazynowego w e-commerce Pan Maciej z firmy Kaloszex prowadzi działalność z siedzibą w Polsce. Na potrzeby prowadzonej działalności posiada magazyny w Polsce, Francji oraz Włoszech. W każdym z tych trzech krajów jest zarejestrowany do VAT, ponadto każdy z tych numerów NIP jest zgłoszony w VIES. Dnia 20 marca Pan Maciej dokonał przeniesienia 100 sztuk towarów z magazynu w Polsce do magazynu we Francji. Przesuwał 75 sztuk kaloszy czarnych i 25 sztuk kaloszy klasycznych. Obydwa wspomniane produkty wyceniał na 5zł. Celem udokumentowania tej czynności 20 marca wystawił fakturę sprzedaży. Sprzedawcą na wspominanej fakturze oznaczył Kaloszex (NIP PL), natomiast odbiorcą spółkę Kaloszex (NIP francuski). Na fakturze wymienił następujące pozycje: 75szt kaloszy czarnych po 5 zł z zastosowaną stawką 0%; 25 szt. kaloszy klasycznych, do których także zastosował stawkę 0%. Następnie dokument sprzedaży przekazał do księgowości celem jego poprawnego zaewidencjonowania. Podsumowanie Temat zagranicznych przesunięć międzymagazynowych może przyprawić o zawrót głowy. To temat złożony, często pomijany lub błędnie rozpatrywany przez biura rachunkowe. Poza właściwym zrozumieniem tego zagadnienia wymagana jest jeszcze odpowiednia ewidencja związanych z nim dokumentów. Zapraszamy do podjęcia współpracy z naszym biurem rachunkowym, by mieć pewność oddania swojej firmy w ręce profesjonalistów.

Prowadzenie działalności e-commerce może wymagać od przedsiębiorcy posiadania wielu magazynów (także tych poza granicami kraju, w którym posiada siedzibę działalności). Wszystkie magazyny zarządzane przez właściciela działalności mogą się dzielić na dwa typy: zarządzane przez niego osobiście, zarządzane przez podmioty trzecie (w głównej mierze są za to odpowiedzialne platformy sprzedażowe). W dzisiejszych czasach wiele platform sprzedażowych oferuje dostęp do swoich magazynów (amazon, e-bay, shopee, nasze rodzime allegro i wiele innych). Jednak dla wygody w tym artykule ten typ magazynów (zarządzanych przez platformę sprzedażową) będzie nazywany magazynami FBA (Fulfilment by Amazon) – od nazwy usługi platformy, która wprowadziła takie rozwiązanie jako pierwsza. Drugim typem logistyki magazynowej są magazyny FBM (Fulfilment by Merchant), czyli zarządzane przez właściciela działalności. Charakterystyka magazynów FBA Mówiąc najprościej typ gospodarki magazynowej FBA polega na korzystaniu z magazynów danej platformy sprzedażowej. Co istotne usługa ta obejmuje zarówno: magazynowanie, pakowanie, dostawę oraz obsługę zwrotów (konkretny zakres usług może być różny w zależności od możliwości oferowanych przez daną platformę sprzedażową). Jak możemy więc zaobserwować, rozwiązanie to umożliwia przede wszystkim odciążenie sprzedawcy (wiele działań logistycznych podejmowanych jest przez podmiot zewnętrzny). Po stronie sprzedawcy pozostaje jedynie odpowiednia konfiguracja swojego FBA na kocie amazon i dostarczenie produktów do centrów logistycznych amazon. Przy korzystaniu z niego trzeba się jednak liczyć z większymi kosztami magazynowania i wysyłki oraz częściową utratą kontroli nad własnym magazynem. Ponadto co bardzo istotne, choć w przypadku wyboru tego rozwiązania logistycznego nie korzystamy z własnych magazynów to wciąż mamy obowiązek rejestracji występujących przesunięć międzymagazynowych. Przedsiębiorca dokonuje tego w oparciu o dokumentacje dostarczoną przez daną platformę sprzedażową. W związku z powyższym, jeśli chcemy uniknąć obowiązku rejestracji do VAT-u w krajach trzecich, możliwe jest korzystanie jedynie z magazynów zagranicznych w tych krajach, w których już jesteśmy zarejestrowani. Należy także zwrócić uwagę, że cześć sklepów ma mocno wygórowane wymagania co do opakowań, przesyłki oraz polityki zwrotów. Korzystanie z modelu FBA to gwarancja ich spełnienia. Charakterystyka magazynów FBM Magazyny FBM to magazyny własne firmy, jest to system w który sprzedawca we własnym zakresie: magazynuje, pakuje, wysyła, obsługuje zwroty towarów. W wariancie tym mamy dużo większą kontrolę nad tym co się dzieje z naszymi produktami. Mamy także pełną autonomię nad cenami wysyłki oraz sposobem pakowania produktów. To pozwala nam na budowanie bardziej niezależnej marki. Posiadana przez przedsiębiorcę autonomia umożliwia uniknięcie strat związanych z wewnętrznymi zmianami w przepisach platformy sprzedażowej oraz innymi niespodziewanymi kosztami. Mamy także pełną kontrolę nad dokonywanymi przesunięciami magazynowymi. W systemie FBA są one co do zasady wykonywane zgodnie z dyspozycją. Jednak w praktyce towar podatnika potrafi się „zgubić” w innych krajach, w których podatnik nie jest zarejestrowany do VAT. Jak w przypadku magazynów FBA, także przy korzystaniu z tej gospodarki magazynowej podatnik musi rejestrować wszystkie dokonywane przesunięcia magazynowe. Co za tym idzie posiadanie magazynu w danym kraju wymusza na nas obowiązek rejestracji w nim do VAT). Który model magazynowy wybrać w e-commerce: FBA czy FBM? Jak można zaobserwować ciążące na przedsiębiorcy obowiązki są bardzo zbliżone zarówno w modelu FBA, jak i FBM. Wybór jest jednak bardzo istotny z punktu widzenia biznesowego (budowanie marki, koszty, prostota obsługi, rozliczenia). Wybór właściwego modelu sprzedażowo-logistycznego będzie zależny od szeregu czynników, takich jak: oferowane produkty, specyfikacja biznesu, skala sprzedaży. W wielu przypadkach możemy mieć do czynienia z połączeniem obydwu tych rozwiązań w ramach jednej działalności gospodarczej, co będzie oznaczać, że w odniesieniu do niektórych platform sprzedażowych przedsiębiorca zdecyduje się na wewnętrzna obsługę. Natomiast w pozostałych postawi na magazyny FBM. Zapraszamy do nawiązania współpracy celem wyboru formy najlepiej dopasowanej do Twojego biznesu: kontakt.