Cyfryzacja w polskich firmach postępuje z roku na rok, jednak dla wielu działów HR barierą nie do przejścia pozostawał wymóg stosowania zaawansowanych e-podpisów. Kosztowny i sformalizowany proces sprawiał, że pełne przejście na e-teczki odkładano na później. Od 23 października 2025 roku to się zmienia. Od teraz dostępny jest darmowy podpis kwalifikowany w mObywatel.
Elektroniczne dokumenty pracownicze – co wolno było do tej pory?
Warto przypomnieć, że prawo pracy już od dłuższego czasu dopuszcza formę elektroniczną (bez podpisu kwalifikowanego) dla wielu codziennych dokumentów. Pracownik nie musi odręcznie podpisywać wniosków urlopowych, oświadczeń kadrowych czy informacji o warunkach zatrudnienia.
Jednak kluczowe dokumenty, takie jak:
- umowy o pracę,
- umowy o zakazie konkurencji,
- wypowiedzenia i rozwiązania umów,
wymagały formy pisemnej, co w cyfrowym świecie oznaczało konieczność użycia drogiego e-podpisu.
Jak podpis kwalifikowany w mObywatel rozwiązuje problem?
Dzięki nowelizacji przepisów, użytkownicy zyskali możliwość bezpłatnego podpisania do 5 dokumentów miesięcznie, wykorzystując podpis kwalifikowany w mObywatel (w sprawach prywatnych, niezwiązanych z własną działalnością zawodową). Dokument podpisany w ten sposób ma dokładnie taką samą moc prawną, jak ten wygenerowany na papierze i opatrzony odręcznym podpisem.
Dla pracodawców to wyraźny sygnał do działania. Brak kosztów po stronie pracownika to idealny moment na wdrożenie w pełni elektronicznych akt osobowych (e-teczek). To realna oszczędność czasu, papieru i cennego miejsca w archiwum, co potwierdzają informacje udostępniane przez oficjalny portal rządowy.
Potrzebujesz wsparcia w cyfryzacji kadr?
Przejście na e-teczki i nowoczesne zarządzanie dokumentacją wymaga aktualnej wiedzy i odpowiedniego przygotowania prawnego. W DC Finanse pomagamy firmom usprawnić procesy kadrowo-płacowe. Sprawdź, jak możemy wesprzeć Twój biznes w dobie cyfrowej rewolucji.
