Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) służy finansowaniu działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z funduszu, na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych oraz na tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli i innych form wychowania przedszkolnego.
Zasady działania ZFŚS regulują przepisy ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
Od 2017 r. obowiązek utworzenia ZFŚS mają m.in. pracodawcy sektora prywatnego zatrudniający na dzień 1 stycznia co najmniej 50 pracowników, ale w przeliczeniu na pełne etaty.
Pod pewnymi warunkami pracodawcy mogą jednak zrezygnować z konieczności tworzenia funduszu. Warunkiem jest wprowadzenie decyzji o likwidacji ZFŚS do regulaminu wynagradzania lub układu zbiorowego pracy. Jednakże zanim pracodawca wprowadzi zmiany, musi wcześniej uzyskać pisemną zgodę zakładowej organizacji związkowej, a przy jej braku – reprezentanta pracowników. Cała procedura w zakresie zaniechania utworzenia ZFŚS musi zakończyć się akceptacją obu stron.
Uwaga – ustawa antykryzysowa COVID-19
Zgodnie z treścią art. 15ge ustawy z dnia 2 marca 2020 r., w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19 przewidziano rozwiązanie dające możliwość pracodawcom, u których nastąpił spadek obrotów gospodarczych w myśl art. 15 g ust. 9 ustawy antykryzysowej:
- zawieszenia, w porozumieniu z organizacjami związkowymi, niektórych obowiązków dotyczących zakładowego funduszu świadczeń socjalnych i innych funduszy, które mają charakter socjalny,
- niestosowania postanowień układów zbiorowych pracy lub regulaminów wynagradzania ustalających wyższą niż wymagana ustawowo wysokość odpisu na ZFŚS oraz inne świadczenia o charakterze socjalno-bytowym.
Regulamin ZFŚS
ZFŚS istnieje po to, by udzielać wsparcia finansowego pracownikom danego przedsiębiorstwa. Dlatego przepisy ustawy o ZFŚS nakładają na pracodawcę obowiązek utworzenia regulaminu ZFŚS, w którym zostaną nakreślone zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu oraz zasady przeznaczania jego środków na poszczególne cele.
Treść regulaminu pracodawca musi uzgodnić w porozumieniu z zakładową organizacją związkową. Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.
Uwaga!
Ustalenie regulaminu jest bardzo ważnym punktem polityki socjalnej prowadzonej przez pracodawcę. Nieprawidłowe zapisy w regulaminie funduszu socjalnego mogą narazić pracodawcę na konsekwencje finansowe. Istnieje ryzyko, że pracodawca będzie musiał wypłaty oskładkować lub opodatkować. Będzie musiał także skorygować dokumenty przesłane już do ZUS i do urzędu skarbowego.
Dlatego dobrze sporządzony regulamin ZFŚS powinien zawierać następujące części:
- podstawa prawna – wskazanie przepisów na podstawie których stworzony jest regulamin,
- wyjaśnienie pojęć – zdefiniowanie wszystkich pojęć używanych w regulaminie, np. co oznacza fundusz, dochód gospodarstwa domowego, wnioskodawca, pracodawca,
- przedmiot regulaminu – dotyczy ustalenia celu i źródeł finansowania funduszu oraz zasad i warunków korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu, określenie osób uprawnionych do korzystania ze świadczeń i usług finansowanych z funduszu, sposobu administrowania funduszem,
- odpisy z funduszu – określenie źródła finansowania funduszu,
- administracja funduszem i podział środków – ustalenie, kto jest administratorem funduszu i w jaki sposób dokonuje się podziału środków w nim zawartych,
- uprawnieni do korzystania ze środków funduszu – wskazanie kręgu osób uprawnionych do składania wniosków o udzielenie wsparcia socjalnego z funduszu,
- zasady przyznawania pomocy z funduszu –zasady przyznawania świadczeń socjalnych, reguły dotyczące składania wniosków, terminów, zasad udzielania odpowiedzi na wnioski, procedur związanych z formą przekazywania udzielonych środków,
- rodzaje świadczeń socjalnych oraz zakres działalności socjalnej – podanie kategorii, na które będzie przeznaczone wsparcie socjalne np. bezzwrotne zapomogi pieniężne, świąteczne świadczenia pieniężne,
- postanowienia końcowe – podanie daty wejścia w życie regulaminu ZFŚS oraz zasady jego zmiany. Należy również zamieścić podpisy pracodawcy oraz członków zakładowej organizacji związkowej/przedstawicieli pracowników w danej firmie.
Przeznaczenie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych
Przez działalność socjalną pracodawcy należy rozumieć świadczenie usług na rzecz pracowników
i innych osób uprawnionych do korzystania z funduszu.
Działalność ta może polegać na organizowaniu i dofinansowaniu:
- działalności kulturalno-oświatowej np. zakup biletów do kina, teatru,
- pomocy materialnej finansowej lub rzeczowej np. dofinasowanie paczek żywnościowych, bonów towarowych, pomoc w przypadku zdarzeń losowych, udzielanie zapomóg pracownikom znajdującym się w trudnej sytuacji życiowej,
- zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe np. pożyczki,
- różnorodnych form wypoczynku np. obozów, zimowisk, kolonii, wycieczek, wczasów,
- działalności sportowo-rekreacyjnej np. organizowanie zawodów sportowych, w których udział biorą pracownicy i ich rodziny oraz inne osoby uprawnione, wyposażenie siłowni czy sali gimnastycznej,
- opieki nad dziećmi np. tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego, to także dofinansowanie do wymienionych form opieki nad dziećmi oraz opieki sprawowanej przez opiekuna dziennego bądź nianię.
Wobec powyższego nie można sfinansować z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych np.:
- prezentu pożegnalnego odchodzącego na emeryturę,
- świadczeń na podnoszenie kwalifikacji pracowników,
- imprezy dla kontrahentów, imprezy świątecznej czy integracyjnej dla pracowników,
- świadczeń tylko dla określonej grupy pracowników np. tylko dla działu sprzedaży.
Osoby uprawnione do korzystania z ZFŚS
Osobami uprawnionymi do korzystania z funduszu są:
- pracownicy,
- rodziny pracowników,
- emeryci i renciści,
- byli pracownicy i ich rodziny oraz
- inne osoby, którym pracodawca przyznał prawo korzystania ze świadczeń finansowanych
z funduszu w regulaminie ZFŚS
Przykład
W regulaminie ZFŚS warto dokładnie określić, kto jest odbiorcą zakładowych świadczeń socjalnych. Nie należy zawierać w regulaminie zapisów zbyt ogólnikowo – to pozwoli na lepsze zagospodarowanie środkami zgromadzonymi na funduszu.
Przykładowo, zamiast zawierać ogólny zapis:
Osobami uprawnionymi do korzystania ze środków ZFŚS są pracownicy i ich rodziny oraz emeryci
i renciści będący byłymi pracownikami wraz z rodzinami.
można go doprecyzować w następujący sposób:
1. Osobami uprawnionymi do korzystania ze środków ZFŚS są pracownicy i ich rodziny oraz emeryci
i renciści, dla których zakład był ostatnim miejscem pracy przed przejściem na jedno ze świadczeń – wraz z rodzinami.
2. Za członków rodziny uprawnionych do korzystania z dopłat z ZFŚS uważa się:
a) pozostające na utrzymaniu i wychowaniu dzieci własne, dzieci współmałżonka, dzieci przysposobione oraz dzieci przyjęte na wychowanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka,
w wieku do lat 18, a jeżeli kształcą się dalej w szkole lub na uczelni – do czasu ukończenia nauki, nie dłużej jednak niż do skończenia 25 roku życia, przy czym ograniczenia wiekowe nie dotyczą dzieci dysponujących orzeczeniem o znacznym stopniu niepełnosprawności albo równoważnym z nim,
b) współmałżonków prowadzących z uprawnionym wspólne gospodarstwo domowe.
Kontynuację tematu można przeczytać w drugiej części artykułu, który opublikujemy wkrótce.
Potrzebujesz wsparcia w zakresie kadr i płac? Nasz zespół kadrowy chętnie pomoże!