Występowanie i dokumentacja przesunięć magazynowych w e-commerce

Przedsiębiorcy korzystający z procedury OSS mają możliwość sprzedaży towarów nie tylko na terytorium Polski. Swoją działalność mogą rozszerzać również o inne kraje. Niekoniecznie w każdym z tych krajów spółka musi posiadać własną powierzchnię magazynową. Jednak ich obecność w diametralny sposób wpływać będzie na sposób rozliczania dokonywanej sprzedaży.

Więcej o możliwościach i ujmowaniu transakcji w artykule: Księgowość dla e-commerce: czym jest OSS i WSTO? Warunki, przepisy i przykłady

Ruchy magazynowe dokonywane przez przedsiębiorcę mogą odbywać się pomiędzy:

• dwoma magazynami krajowymi (magazynami w kraju, w którym spółka posiada siedzibę),
• magazynem krajowym i zagranicznym (np. pomiędzy magazynem w Polsce i Niemczech),
• dwoma magazynami zagranicznymi (np. pomiędzy magazynami w Hiszpanii i Francji, dla podatnika posiadającego siedzibę w Polsce).

W tym artykule rozwiniemy tematykę przesunięć pomiędzy magazynami w dwóch różnych krajach (nazywane także zagranicznym przesunięciem magazynowym). Czyli na dwóch ostatnich przypadkach.

Jak prawidłowo dokumentować przesunięcia magazynowe?

Podstawowym wymogiem dokonywania przesunięć do magazynu w kraju trzecim jest rejestracja do procedury VAT w tym kraju oraz zarejestrowanie powiązanego z nią NIP-u do procedury VAT-UE. Bez powyższych nie jest możliwa poprawna dokumentacja podejmowanych przez spółkę działań.

Należy także zwrócić uwagę na to, że wszelkie dokonywane ruchy magazynowe mogą być własne, jak i dokonywane przez podmioty trzecie. Własnymi są wszelkie działania dokonywane przez przedsiębiorcę osobiście oraz zatrudnione przez niego osoby. Pozostałymi będą wszelkie działania platform sprzedażowych w ramach opłacanej obsługi logistycznej – takiej jak np. magazyny FBA amazonu (więcej w artykule: tytuł ).

Wspomniana prawidłowa dokumentacja, polega na odzwierciedleniu dokonywanych przesunięć za pomocą faktury sprzedaży / zakupu (w zależności od kierunku podejmowanych działań). Każde takie zdarzenie gospodarcze wymaga dokumentacji za pomocą faktury VAT. Co za tym idzie u podatnika dokonującego przesunięcia wystąpi sprzedaż (na NIP-ie magazynu rozchodu towarów) oraz zakup (na NIP-ie magazynu przyjmującego towar).

Z kolei wspomniane faktury (zakupu i sprzedaży) muszą zostać ujęte w stosownych krajowych deklaracjach VAT, jak i deklaracjach unijnych (jeśli mamy do czynienia z przesunięciami międzymagazynowymi pomiędzy dwoma krajami UE).

To właśnie biznesowy charakter (transakcja B2B), a co za tym idzie prawo zastosowania preferencyjnej stawki VAT 0% na fakturze sprzedaży oraz odwróconego obciążenia na fakturze zakupu, jest powodem obowiązkowej rejestracji każdego NIP-u w kraju lokalizacji magazynu zagranicznego do procedury unijnej.

Przykład poprawnego udokumentowania zagranicznego przesunięcia magazynowego w e-commerce

Pan Maciej z firmy Kaloszex prowadzi działalność z siedzibą w Polsce. Na potrzeby prowadzonej działalności posiada magazyny w Polsce, Francji oraz Włoszech. W każdym z tych trzech krajów jest zarejestrowany do VAT, ponadto każdy z tych numerów NIP jest zgłoszony w VIES.

Dnia 20 marca Pan Maciej dokonał przeniesienia 100 sztuk towarów z magazynu w Polsce do magazynu we Francji. Przesuwał 75 sztuk kaloszy czarnych i 25 sztuk kaloszy klasycznych. Obydwa wspomniane produkty wyceniał na 5zł. Celem udokumentowania tej czynności 20 marca wystawił fakturę sprzedaży. Sprzedawcą na wspominanej fakturze oznaczył Kaloszex (NIP PL), natomiast odbiorcą spółkę Kaloszex (NIP francuski). Na fakturze wymienił następujące pozycje:

• 75szt kaloszy czarnych po 5 zł z zastosowaną stawką 0%;
• 25 szt. kaloszy klasycznych, do których także zastosował stawkę 0%.

Następnie dokument sprzedaży przekazał do księgowości celem jego poprawnego zaewidencjonowania.

Podsumowanie

Temat zagranicznych przesunięć międzymagazynowych może przyprawić o zawrót głowy. To temat złożony, często pomijany lub błędnie rozpatrywany przez biura rachunkowe. Poza właściwym zrozumieniem tego zagadnienia wymagana jest jeszcze odpowiednia ewidencja związanych z nim dokumentów.

Zapraszamy do podjęcia współpracy z naszym biurem rachunkowym, by mieć pewność oddania swojej firmy w ręce profesjonalistów.