Księgowość e-commerce: wystawianie faktur po rejestracji do procedury OSS

W poniższym artykule omawiamy najważniejszy element OSS jeśli chodzi o kwestie praktyczne, czyli wystawianie dokumentów sprzedaży. Celem zrozumienia tego obszernego zagadnienia zachęcam do zapoznania się z wcześniejszymi artykułami dokładnie wyjaśniającymi materię tej procedury uproszczonej.

W dzisiejszych czasach większość przedsiębiorców decyduje się na automatyzację w swoich działalnościach e-commerce. Może ona przybrać trojaką formę:

• Autorskich aplikacji najczęściej dotyczących stron własnych danego sprzedawcy.
• Gotowych rozwiązań w formie produktu do implementacji z platformami sprzedażowymi.
• Rozwiązań zaimplementowanych w rynki sprzedażowe (jak np. automatyczne fakturowanie amazon/ebay).

Podstawą automatyzacji jest jednak zrozumienie procesu wystawiania faktur w procedurze OSS.

Wystawianie dokumentów sprzedaży w procedurze OSS

Metodyka wystawiania dokumentów sprzedaży nie powinna przysporzyć większych problemów. Przy jej rozważaniu należy jednak zwrócić uwagę na parę aspektów:

• jaki jest adres wysyłki sprzedawanego przez nas towaru,
• jaka jest stawka VAT w danym kraju na sprzedawane przez nas asortyment,
• z jakiego magazynu wysyłany jest towar.

Pierwszą rzeczą, na którą należy zwrócić uwagę przy wystawianiu dokumentu sprzedaży jest kraj wysyłki towaru. Pozwala on ustalić, jaką stawkę należy zastosować na wystawianym przez nas dokumencie. W odniesieniu do większości dóbr i usług będzie to podstawowa stawka VAT obowiązująca w danym kraju.

Przy ustalaniu kraju odbiorcy nie ma znaczenia jego pochodzenie, tylko adres wysyłki – to on determinuje zarówno samo prawo do zastosowania procedury, jak i stawkę z jaką należy wystawić dokument sprzedaży.

Wykaz stawek VAT wraz z obowiązującymi stawkami obniżonymi stosowanymi w danych krajach można znaleźć na oficjalnej UE stronie pod adresem: https://europa.eu/youreurope/business/taxation/vat/vat-rules-rates/index_pl.htm

Po ustaleniu kraju wysyłki towaru pozostaje nam weryfikacja, czy sprzedawane przez nas dobro nie kwalifikuje się do zastosowania którejś z preferencyjnych stawek VAT (jeśli takie w danym kraju występują). W celu weryfikacji czy danego towaru dotyczą stawki obniżone należy sięgnąć do przepisów podatkowych obowiązujących w danym kraju. Przepisy Unii Europejskiej narzucają odgórnie pewne kwestie, m.in:

• minimalna i maksymalna stawka VAT krajów członkowskich,
• minimalna wielkość obniżonej stawki VAT.

Zastosowanie stawek obniżonych w odniesieniu do konkretnych produktów to jednak kwestia indywidualna każdego z Państw. Warto jednak wspomnieć, że część z tych kategorii powtarza się w wielu krajach jako artykuły z obniżoną stawką. Są to:

• książki,
• prasa,
• lekarstwa,
• sprzęt medyczny,
• artykuły higieniczne,
• nasiona,
• nawozy.

Po ustaleniu adresu obiorcy i ustaleniu odpowiedniej stawki, należy jeszcze określić lokalizację magazynu, z którego wysyłany jest towar. Możemy dzięki temu ustalić, czy dana transakcja kwalifikuje się do procedury OSS. Choć nie będzie to miały wpływu na wysokość zastosowanej na fakturze stawki, to może wymusić na nas obowiązek rejestracji do VAT-u zagranicznego, co już na start może być dla przedsiębiorcy decydującą kwestią.

Podstawowym kwalifikatorem do mechanizmu OSS, jest sprzedaż wysyłkowa do innego kraju UE. Dlatego w przypadku jej braku (np. gdy wysyłamy towar z magazynu w Czechach do osoby fizycznej z tego samego kraju) OSS nie ma zastosowania. Co za tym idzie fakturę musimy wystawić w oparciu o lokalne regulacje i wykazać ją w tam obowiązującej deklaracji VAT.

Przykład wystawiania faktur w procedurze OSS

Pani Joanna prowadzi spółkę Alu-tech zarejestrowaną do procedury szczególnej OSS. Wraz z rozwojem działalności postanowiła otworzyć się na nowy rynek zagraniczny wykorzystując platformę e-bay. Sprzedaż, której dokonuje za jej pomocą jest dokonywana wyłącznie do podmiotów niemieckich – to jedyny dostępny dla klienta adres wysyłki.

Sprzedawane przez spółkę profile aluminiowe opodatkowane są w Niemczech stawką podstawową, która wynosi 19%. Cała dokonywana w ramach tego marketplace sprzedaż jest realizowana w oparciu o jej podstawowy magazyn w Polsce. Dlatego jej realizacja nie będzie rodzić obowiązku rejestracji do VAT w tym kraju. Będą to faktury wystawiane w ramach procedury OSS.

Choć wystawianie dokumentów w procedurze OSS jest co do zasady proste to wciąż może budzić dużo wątpliwości. Chociażby co do wyboru preferencyjnych stawek w danym kraju.

Podsumowanie

W razie jakichkolwiek, dalszych pytań dotyczących wystawiania faktur w ramach procedury e-commerce zapraszamy do nawiązania współpracy. Nasze biuro rachunkowe odpowie na wszystkie pytania, doradzi w kwestii optymalizacji sprzedaży, a finalnie odpowiednio ją zaewidencjonuje. Tak, abyś mógł się skupić na prowadzeniu biznesu, zachowując pewność poprawnych rozliczeń.